Je merkt dat de samenwerking met je huidige arbodienst stroef loopt. Reacties laten lang op zich wachten, je mist een vast aanspreekpunt en de verzuimbegeleiding voelt als een black box. Herkenbaar?

Toch stel je de overstap uit. Want wat gebeurt er met lopende dossiers? Mis je geen wettelijke deadlines? En hoe voorkom je dat medewerkers in een gat vallen? Die zorgen zijn begrijpelijk, maar ze hoeven je niet tegen te houden.

Van arbodienst wisselen kan soepeler dan je denkt. Op deze pagina lees je precies hoe een overstap werkt, zonder dat de continuïteit van je verzuimbegeleiding in gevaar komt.

Waarom bedrijven vastlopen bij hun huidige arbodienst

Veel organisaties kiezen ooit een arbodienst en blijven daar jarenlang klant. Niet uit tevredenheid, maar uit gewoonte. Ondertussen stapelen de frustraties zich op.

Dit zijn signalen die we regelmatig horen van bedrijven die overwegen om van arbodienst te wisselen:

• Steeds wisselende bedrijfsartsen die het dossier niet kennen
• Trage communicatie en lange wachttijden voor spreekuren
• Geen proactief advies over preventie of duurzame inzetbaarheid
• Onduidelijkheid over wat er precies gebeurt in het verzuimtraject
• Het gevoel dat je als klant een nummer bent in plaats van een partner

Vooral dat laatste punt weegt zwaar. Een arbodienst die niet meedenkt op organisatieniveau, pakt alleen symptomen aan. Terwijl 40% van het langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft, zoals werkdruk, conflicten of een mismatch tussen medewerker en functie.

Als je arbodienst daar geen oog voor heeft, betaal je uiteindelijk de rekening. Gemiddeld kost elke verzuimdag zo’n 300 euro. Dat loopt snel op wanneer dossiers niet goed worden opgepakt.

Hoe een soepele overstap naar een nieuwe arbodienst werkt

De angst voor een rommelige transitie is de grootste reden waarom bedrijven te lang blijven hangen bij een arbodienst die niet meer past. Maar overstappen naar een andere arbodienst is minder ingewikkeld dan het lijkt.

Een goed georganiseerde overstap verloopt in een paar heldere stappen:

1. Opzegtermijn checken: Controleer de opzegtermijn in je huidige contract. Meestal is dit één tot drie maanden.
2. Nieuwe arbodienst selecteren: Kies een partij die past bij je organisatie en bespreek je wensen, lopende dossiers en verwachtingen.
3. Warme overdracht regelen: De nieuwe arbodienst neemt alle lopende verzuimdossiers over, inclusief probleemanalyses, plannen van aanpak en re-integratieverslagen.
4. Medewerkers informeren: Communiceer helder naar je team wie het nieuwe aanspreekpunt is en wat er verandert.
5. Doorlopende begeleiding borgen: Zorg dat er geen gat valt tussen het einde van het oude contract en de start bij de nieuwe arbodienst.

Het draait om goede voorbereiding en een nieuwe arbodienst die de overdracht serieus neemt. Wanneer dat op orde is, merken je medewerkers nauwelijks iets van de wisseling, behalve dan betere begeleiding.

Vaste casemanager en korte lijnen vanaf dag één

Een van de grootste frustraties bij arbodiensten is het gebrek aan een vast aanspreekpunt. Je belt, krijgt iemand aan de lijn die het dossier niet kent, en moet het hele verhaal opnieuw vertellen.

Bij een goede arbodienst krijg je direct een vaste casemanager toegewezen. Die kent je organisatie, je cultuur en je lopende dossiers. Dat maakt een wereld van verschil.

Wat een vaste casemanager je oplevert:

• Eén aanspreekpunt voor alle verzuimvragen, geen doorverbinden of herhalen
• Proactieve signalering wanneer een dossier dreigt vast te lopen
• Directe afstemming met de bedrijfsarts zonder tussenstappen
• Begeleiding op drie niveaus: medewerker, leidinggevende en organisatie

Korte communicatielijnen zorgen ervoor dat je snel kunt schakelen. Zeker bij complexe dossiers, waar de Wet verbetering Poortwachter strakke deadlines stelt, is dat van groot belang.

Daarnaast speelt de leidinggevende een belangrijke rol bij verzuim. Een goede casemanager ondersteunt ook het management actief bij het voeren van verzuimgesprekken en het creëren van een werkomgeving waarin medewerkers zich gehoord voelen.

Geen verplichtingen gemist tijdens de transitie

Dit is misschien wel de grootste zorg: wat als je tijdens het wisselen van arbodienst een wettelijke deadline mist? Een gemiste probleemanalyse, een te laat opgesteld Plan van Aanpak of een ontbrekend re-integratieverslag kan leiden tot een loonsanctie van het UWV.

Dat risico is reëel, maar volledig te voorkomen.

Een professionele nieuwe arbodienst inventariseert bij de overstap direct alle lopende dossiers en bijbehorende deadlines. Denk aan:

• Probleemanalyses die binnen zes weken na de eerste ziektedag klaar moeten zijn
• Plannen van Aanpak die uiterlijk in week acht worden opgesteld
• Eerstejaars- en tweejaarsevaluaties volgens de Wet verbetering Poortwachter
• Eventuele arbeidsdeskundige onderzoeken die nog gepland staan

Door een gestructureerde overdracht mis je geen enkele verplichting. De nieuwe arbodienst pakt het stokje naadloos over en houdt de regie op alle termijnen.

Tip: vraag je huidige arbodienst om een compleet overzicht van alle actieve dossiers, inclusief de status van elke Poortwachter-stap. Dat versnelt de overdracht en voorkomt verrassingen.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij het wisselen van arbodienst

Bij Masters in Vitaliteit maken we de overstap zo eenvoudig mogelijk. We nemen je het werk uit handen en zorgen dat de continuïteit van je verzuimbegeleiding gegarandeerd is.

Dit is wat je van ons mag verwachten:

• Vrijblijvend overstapconsult: We brengen samen je huidige situatie in kaart en bespreken wat je nodig hebt
• Volledige dossieroverdracht: We inventariseren alle lopende verzuimdossiers en nemen de regie direct over
• Vaste casemanager vanaf dag één: Je krijgt één aanspreekpunt dat je organisatie leert kennen en proactief meedenkt
• Directe toegang tot bedrijfsartsen: Ons directieteam bestaat uit twee ervaren bedrijfsartsen, waardoor de lijnen altijd kort zijn
• Begeleiding op vier domeinen: We kijken niet alleen naar gezondheid, maar ook naar werk, privé en persoon, omdat verzuim zelden één oorzaak heeft
• Poortwachter-compliance: We bewaken alle wettelijke deadlines zodat je geen loonsanctie riskeert

Met 45 professionals en drie pakketten (Vitaal Basis, Vitaal Plus en Vitaal Totaal) stemmen we de samenwerking af op wat jouw organisatie nodig heeft. Bekijk ons volledige aanbod van diensten en pakketten voor meer informatie. Geen standaardoplossing, maar maatwerk.

Neem vandaag contact op voor een vrijblijvend overstapconsult

Twijfel je of het tijd is om van arbodienst te veranderen? Of weet je het eigenlijk al, maar wil je eerst weten hoe de overstap er concreet uitziet?

Plan een vrijblijvend overstapconsult met ons. In dat gesprek bespreken we je huidige situatie, brengen we eventuele risico’s in kaart en laten we zien hoe we de transitie zonder continuïteitsproblemen organiseren.

Je zit nergens aan vast. Wel krijg je direct een helder beeld van wat een nieuwe arbodienst voor je organisatie kan betekenen.

Neem vandaag nog contact op en ontdek hoe een overstap zonder zorgen eruitziet.