Je merkt dat de samenwerking met je huidige arbodienst niet meer loopt zoals je wilt. Lange wachttijden, onduidelijke communicatie of een aanpak die niet aansluit bij jullie organisatie. Herkenbaar?

Overstappen naar een nieuwe arbodienst hoeft niet ingewikkeld te zijn. Maar het vraagt wel om de juiste voorbereiding. In dit artikel lees je precies wat je moet regelen, waar je op moet letten en hoe je de overstap soepel laat verlopen.

Waarom bedrijven hun arbodienst willen wisselen

Er zijn veel redenen waarom organisaties besluiten om van arbodienst te wisselen. Vaak begint het met een gevoel: het klikt niet meer, de kwaliteit daalt of je krijgt niet de aandacht die je verwacht.

De meest voorkomende redenen om van arbodienst te wisselen:

• Slechte bereikbaarheid of trage reactietijden bij verzuimmeldingen
• Wisselende bedrijfsartsen waardoor er geen continuïteit is in de verzuimbegeleiding
• Geen proactieve aanpak bij het voorkomen van verzuim
• Onduidelijke rapportages en gebrekkige communicatie richting leidinggevenden
• Het gevoel dat de arbodienst alleen afvinkt wat wettelijk moet, zonder echte betrokkenheid
• Stijgende verzuimcijfers ondanks de inzet van de huidige dienstverlener

Vooral dat laatste punt raakt de kern. Verzuim kost gemiddeld 300 euro per dag per medewerker. Als je arbodienst daar onvoldoende grip op krijgt, betaal je letterlijk de prijs voor een samenwerking die niet werkt.

Opzegtermijn en contractuele verplichtingen checken

Voordat je overstapt naar een nieuwe arbodienst, is het belangrijk om je huidige contract goed door te nemen. De meeste arbodienstcontracten kennen een opzegtermijn van één tot drie maanden, maar dit verschilt per aanbieder.

Dit moet je controleren voordat je opzegt:

• Opzegtermijn: Hoeveel maanden van tevoren moet je opzeggen? Staat er een specifieke opzegdatum in het contract?
• Contractduur: Loopt het contract automatisch door (stilzwijgende verlenging) of eindigt het op een vaste datum?
• Lopende dossiers: Hoe worden actieve verzuimdossiers overgedragen? Denk aan probleemanalyses, plannen van aanpak en re-integratieverslagen.
• Kosten bij tussentijdse opzegging: Zijn er boeteclausules of afkoopbedragen als je eerder wilt stoppen?

Zorg dat je de opzegging schriftelijk vastlegt en bewaar een bevestiging. Zo voorkom je discussies achteraf.

Een veelgemaakte fout: te lang wachten met het contract van je arbodienst opzeggen. Begin op tijd met oriënteren, zodat je niet vastzit aan een verlengd contract terwijl je al klaar bent voor een nieuwe start.

Waar een goede arbodienst zich in onderscheidt

Bij het vergelijken van arbodiensten kijk je al snel naar prijs en basisdiensten. Maar de echte waarde zit in de aanpak en de mensen achter de dienstverlening.

Een goede arbodienst herken je aan deze kenmerken:

• Vaste contactpersonen: Een vaste casemanager en bedrijfsarts die jullie organisatie kennen, zorgen voor continuïteit en vertrouwen.
• Aandacht voor niet-medische oorzaken: Ongeveer 40% van langdurig verzuim heeft een niet-medische oorzaak. Een goede arbodienst kijkt verder dan alleen de medische kant en betrekt ook werk, privé en persoonlijke factoren.
• Ondersteuning van leidinggevenden: De leidinggevende is de grootste voorspeller van verzuim. Een sterke arbodienst coacht en ondersteunt het management actief bij het creëren van een gezonde werkcultuur.
• Preventieve diensten: Niet alleen reageren op verzuim, maar het ook voorkomen. Denk aan een PMO, advies over werkdruk en stress, en begeleiding bij duurzame inzetbaarheid.
• Korte lijnen en snelle reactietijden: Bij verzuim telt elke dag. Een arbodienst die snel schakelt, bespaart je tijd en geld.

Let bij het kiezen van een arbodienst ook op certificering. Een gecertificeerde arbodienst voldoet aan strenge kwaliteitseisen en wordt regelmatig getoetst. Dat geeft je zekerheid over de kwaliteit van de verzuimbegeleiding.

Zo verloopt de overstap naar Masters in Vitaliteit

Bij ons maken we de overstap zo eenvoudig mogelijk. We weten dat overstappen van verzuimbegeleiding spannend kan voelen, vooral als er lopende dossiers zijn. Daarom begeleiden we je stap voor stap.

Zo pakken we het aan:

• Kennismakingsgesprek: We bespreken jullie situatie, wensen en uitdagingen. Samen bepalen we welk pakket het beste past: Vitaal Basis, Vitaal Plus of Vitaal Totaal. Bekijk ons volledig overzicht van onze diensten voor meer informatie.
• Overdracht van dossiers: We zorgen voor een zorgvuldige overdracht van alle lopende verzuimdossiers, inclusief probleemanalyses en plannen van aanpak, zodat de continuïteit gewaarborgd blijft.
• Vaste casemanager toegewezen: Jullie krijgen een vaste casemanager die op drie niveaus werkt: medewerker, leidinggevende en organisatie. Zo pakken we verzuim bij de kern aan.
• Toegang tot ons webportaal: Direct inzicht in verzuimdossiers, voortgang en rapportages.
• Preventief advies: Vanaf dag één kijken we niet alleen naar bestaand verzuim, maar ook naar hoe we toekomstig verzuim kunnen voorkomen.

Ons directieteam bestaat uit twee ervaren bedrijfsartsen. Dat betekent dat medische expertise niet ergens in een bijkantoor zit, maar aan het roer staat. Met een compact team van 45 professionals houden we de lijnen kort en de kwaliteit hoog.

Als erkende opleidingsinstelling investeren we bovendien continu in de professionalisering van onze mensen. Dat merk je in de kwaliteit van het advies dat je krijgt.

Neem vandaag nog contact op voor een vrijblijvend gesprek

Twijfel je of het tijd is om van arbodienst te wisselen? Of weet je het al zeker en wil je weten hoe de overstap er voor jullie organisatie uitziet?

We denken graag met je mee, zonder verplichtingen. In een kort gesprek bespreken we jullie situatie en laten we zien hoe onze aanpak concreet verschil maakt.

• Vrijblijvend kennismakingsgesprek, afgestemd op jullie organisatie
• Duidelijkheid over wat de overstap inhoudt en wat wij voor jullie regelen
• Eerlijk advies, ook als blijkt dat jullie huidige arbodienst prima voldoet

Neem contact met ons op en ontdek wat een arbodienst kan betekenen die écht naast je staat. We reageren binnen één werkdag.