Sancties bij de Wet Verbetering Poortwachter voorkom je door je verplichtingen goed na te komen: zorg voor tijdige ziekmelding, stel binnen acht weken een Plan van Aanpak op, schakel op de juiste momenten een bedrijfsarts in en voer regelmatig evaluaties uit. Goede documentatie en proactieve verzuimbegeleiding vanaf dag één helpen je om problemen te voorkomen. In dit artikel lees je precies wat je moet doen en wanneer.

Wat is de Wet Verbetering Poortwachter precies?

De Wet Verbetering Poortwachter (WvP) is de wet die voorschrijft wat werkgever en werknemer binnen 2 jaar ziekte moeten doen om terugkeer naar werk te bevorderen. De wet trad op 1 april 2002 in werking met als doel langdurig ziekteverzuim terug te dringen. Het uitgangspunt van de wet is dat snel en effectief ingrijpen verzuim korter maakt.

De wet zorgt ervoor dat zieke werknemers zo snel mogelijk weer aan het werk kunnen, of bij hun eigen werkgever of ergens anders. Het UWV controleert of je als werkgever je werk goed doet en beoordeelt uiteindelijk of voldoende inspanning is geleverd voor re-integratie.

Bij de Wet Verbetering Poortwachter zijn drie partijen betrokken. Jij als werkgever bent verantwoordelijk voor begeleiding en re-integratie. Je werknemer moet meewerken aan herstel en terugkeer naar werk, ook als dit ander werk betreft dan voorheen of werk bij een andere werkgever. Het UWV controleert of jullie beide je best doen en beslist uiteindelijk over een eventuele WIA-uitkering.

De bedoeling is simpel: werk samen aan een snelle terugkeer naar werk. Dat kan in de eigen functie, in aangepast werk, of bij een andere werkgever. Als dat echt niet lukt, moet je dat goed kunnen onderbouwen met een compleet dossier.

Welke sancties riskeer je als werkgever?

De zwaarste sanctie is de loonsanctie: je moet het loon van je zieke werknemer langer doorbetalen dan de standaard 104 weken. Dit is een maatregel van het UWV waarbij de werkgever verplicht wordt om tot 1 jaar langer loon door te betalen aan een zieke werknemer. Deze sanctie krijg je wanneer het UWV oordeelt dat je onvoldoende hebt gedaan aan re-integratie in de eerste 2 ziektejaren.

Daarnaast kan het UWV boetes opleggen als je documenten te laat aanlevert of niet meewerkt aan controles. Ook kun je een boete krijgen als je geen of een onvoldoende Plan van Aanpak hebt opgesteld binnen de gestelde termijnen.

Een voorbeeld: stel je hebt een werknemer die na een jaar nog steeds ziek is. Je hebt wel een Plan van Aanpak gemaakt, maar nooit geëvalueerd of bijgesteld. De bedrijfsarts heeft je meerdere keren geadviseerd om aanpassingen te doen, maar daar heb je niets mee gedaan. Als het UWV dit ontdekt bij de beoordeling van een WIA-aanvraag, loop je een grote kans op een loonsanctie.

Ook als je geen goede verzuimbegeleiding hebt ingericht, kun je problemen krijgen. Denk aan situaties waarin je geen contact hebt gehouden met je zieke werknemer, geen re-integratiemogelijkheden hebt onderzocht, of niet hebt samengewerkt met de bedrijfsarts. Het UWV kijkt naar je hele re-integratiedossier en beoordeelt of je voldoende inspanning hebt geleverd.

Wat zijn je verplichtingen als werkgever bij ziekteverzuim?

Je verplichtingen beginnen vanaf de eerste ziektedag. Je moet je werknemer binnen één werkdag ziekmelden bij je arbodienst of bedrijfsarts. Vanaf dat moment begint de verzuimbegeleiding en moet je regelmatig contact houden met je zieke werknemer.

De belangrijkste momenten en acties volgens de Wet Verbetering Poortwachter:

• Week 1: Ziekmelding bij arbodienst of bedrijfsarts, regelmatig contact met je werknemer
• Week 6: De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op met daarin de beperkingen, mogelijkheden en herstelmogelijkheden
• Week 8: Plan van Aanpak opstellen samen met de werknemer
• Week 42: 42e-weeksmelding bij UWV voor langdurige ziekte
• Week 52: Verplichte eerstejaarsevaluatie
• Week 87: Werknemer ontvangt WIA-aanvraagformulier
• Week 104: Loondoorbetalingsverplichting stopt na maximaal 2 jaar

Tijdens het hele traject moet je een re-integratiedossier bijhouden met alle belangrijke documenten: ziekmeldingen, adviezen van de bedrijfsarts, het Plan van Aanpak met evaluaties, verslagen van gesprekken en overzichten van ondernomen acties. Dit dossier is je bewijs dat je je verplichtingen bent nagekomen.

Vergeet ook niet dat je je werknemer moet betrekken bij alle beslissingen. Re-integratie doe je samen, niet in je eentje. Als je werknemer niet meewerkt, documenteer dat dan goed en schakel de bedrijfsarts in.

Hoe stel je een goed Plan van Aanpak op?

Een Plan van Aanpak (PvA) is een verplicht document binnen het verzuimtraject waarin werkgever en werknemer gezamenlijk afspreken hoe de re-integratie wordt vormgegeven. Dit document wordt opgesteld na het eerste gesprek tussen beide partijen en vormt de leidraad voor het verdere re-integratieproces. Het Plan van Aanpak moet uiterlijk in de 8e week van ziekte worden opgesteld.

Deze elementen moeten in het plan staan:

• Een beschrijving van de huidige situatie en beperkingen op basis van de probleemanalyse
• Het doel: wat willen jullie bereiken (bijvoorbeeld terugkeer in eigen functie, aangepast werk, of werk elders)
• Concrete acties met tijdslijnen: wie doet wat en wanneer
• Afspraken over evaluatiemomenten
• Ondersteuning die je als werkgever biedt (aanpassingen, begeleiding, scholing)

Maak het plan realistisch en haalbaar. Als je werknemer nu beperkt kan werken, plan dan geen volledige terugkeer binnen twee weken. Bouw het geleidelijk op en evalueer regelmatig of de stappen kloppen. De bedrijfsarts kan je adviseren over wat medisch verantwoord is.

Een veelgemaakte fout is dat werkgevers een standaard plan gebruiken zonder dit echt af te stemmen op de situatie. Elk verzuimgeval is anders, dus elk plan moet maatwerk zijn. Een andere fout is dat plannen te vaag zijn: “Werknemer gaat meer werken” is geen concreet plan. Beter is: “Werknemer bouwt op van 10 naar 16 uur in vier weken, met evaluatie elke twee weken.”

Zie het Plan van Aanpak niet alleen als een wettelijke verplichting, maar als een handig instrument. Het geeft structuur aan het re-integratietraject en helpt je en je werknemer om gefocust te blijven op terugkeer naar werk. Als je het goed gebruikt, voorkom je verwarring en teleurstelling.

Wanneer moet je een bedrijfsarts of arbodienst inschakelen?

Je moet een bedrijfsarts inschakelen bij zes weken verzuim. Op dat moment stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op waarin de aard van de beperkingen, de mogelijkheden van de werknemer en het verwachte herstel in kaart worden gebracht. Dit is een wettelijke verplichting waar je niet omheen kunt. Ook bij 52 weken verzuim moet de bedrijfsarts opnieuw een probleemanalyse maken.

Maar je kunt de bedrijfsarts ook eerder inschakelen, en dat is vaak verstandig. Als je werknemer langer dan een week of twee ziek is, of als je niet goed weet hoe je het verzuim moet aanpakken, kan de bedrijfsarts je adviseren. Vroege inschakeling helpt vaak om verzuim korter te houden.

Het verschil tussen een bedrijfsarts en een arbodienst is belangrijk om te begrijpen. Een bedrijfsarts is een arts die specifiek adviseert over gezondheid in relatie tot werk. De bedrijfsarts heeft als kerntaken het bepalen van medische beperkingen en het begeleiden van verzuim. Een arbodienst is een organisatie die verschillende diensten levert, waaronder bedrijfsartsen, casemanagers en verzuimbegeleiding. De casemanager coördineert het verzuimproces, bewaakt de voortgang en zorgt dat alle stappen volgens de Wet Poortwachter worden uitgevoerd.

Voor goede samenwerking is het belangrijk dat je duidelijke afspraken maakt. Bespreek wat je verwacht van de arbodienst en hoe vaak je contact wilt. Zorg dat je een vast contactpersoon hebt die je situatie kent. Deel relevante informatie over de werkzaamheden en mogelijkheden binnen je bedrijf, zodat de bedrijfsarts realistisch advies kan geven.

Tijdige inschakeling voorkomt niet alleen sancties, maar helpt ook echt om werknemers sneller terug te laten keren. De bedrijfsarts kan knelpunten signaleren die jij misschien niet ziet en kan bemiddelen als de communicatie tussen jou en je werknemer stroef loopt. Zie de arbodienst als een partner in verzuimbegeleiding, niet als een verplicht nummer.

Hoe voorkom je dat je een sanctie krijgt?

De beste manier om sancties te voorkomen is door goede verzuimbegeleiding vanaf dag één. Wacht niet tot week zes of tot het UWV komt controleren. Begin meteen met regelmatig contact, inventariseer wat je werknemer nog wel kan, en werk samen aan herstel en terugkeer.

Concrete actiepunten voor preventie:

• Houd een compleet dossier bij: Documenteer alle contactmomenten, afspraken, adviezen en acties. Als het UWV komt controleren, moet je kunnen aantonen wat je hebt gedaan.
• Communiceer tijdig met alle betrokkenen: Houd contact met je werknemer, de bedrijfsarts en eventueel de arbodienst. Zorg dat iedereen op de hoogte is van ontwikkelingen.
• Handel proactief in plaats van reactief: Wacht niet tot problemen zich voordoen, maar anticipeer erop. Als re-integratie niet volgens plan verloopt, pas dan tijdig bij.
• Plan regelmatige evaluaties: Minimaal elke zes weken, maar vaker mag ook. Bespreek wat goed gaat en wat beter kan.
• Zorg voor een dossier dat controle kan doorstaan: Het UWV beoordeelt of je voldoende inspanning hebt geleverd. Laat zien dat je alle mogelijkheden hebt onderzocht.

Als re-integratie niet volgens plan verloopt, schakel dan direct de bedrijfsarts in. Bespreek wat er aan de hand is en vraag om advies. Misschien moet het plan worden bijgesteld, of zijn er andere interventies nodig. Documenteer deze stappen goed.

Ook belangrijk: als je werknemer niet meewerkt aan re-integratie, documenteer dat dan zorgvuldig. Leg vast welke afspraken zijn gemaakt, welke afspraken niet zijn nagekomen, en wat je daarop hebt ondernomen. Schakel de bedrijfsarts in om te beoordelen of er medische redenen zijn voor het niet meewerken. Bij het niet nakomen van verplichtingen kan dit leiden tot een loonstop of zelfs ontslag.

Goede verzuimbegeleiding gaat verder dan alleen het naleven van wettelijke verplichtingen. Het gaat om echt contact maken met je werknemer, begrijpen wat er speelt, en samen zoeken naar oplossingen. Als je dat goed doet, voorkom je niet alleen sancties maar help je ook je werknemer echt verder. En dat is uiteindelijk waar het om draait.

Conclusie

De Wet Verbetering Poortwachter vraagt om actieve betrokkenheid bij verzuim. Door vanaf dag één goed te begeleiden, tijdig een bedrijfsarts in te schakelen en alle stappen goed te documenteren, voorkom je sancties en help je je werknemers sneller terug naar werk. Het gaat niet alleen om het afvinken van verplichtingen, maar om echte samenwerking gericht op herstel en re-integratie.

Heb je behoefte aan ondersteuning bij verzuimbegeleiding? Bij Masters in Vitaliteit krijg je een vaste casemanager die je helpt om alle verplichtingen na te komen en signaleert welke acties je moet nemen. We begeleiden het hele traject vanaf dag één tot 104 weken, monitoren de Wet Verbetering Poortwachter en zorgen ervoor dat je dossier altijd op orde is. Neem contact op met Aphrodite van den Berg via e-mail of bel 085-130 92 18 voor een vrijblijvend gesprek over hoe we je kunnen ondersteunen.