De Wet Verbetering Poortwachter kent drie belangrijke deadlines: melding op de eerste ziektedag, de probleemanalyse in week 6, en het plan van aanpak in week 8. Daarnaast zijn er evaluatiemomenten en een eerstejaarsevaluatie rond week 42-52. Als werkgever moet je deze termijnen goed bijhouden, want het missen ervan kan leiden tot loonboetes of langere doorbetalingsverplichtingen. Deze deadlines helpen om verzuim gestructureerd aan te pakken en zorgen voor een snellere terugkeer naar werk.

Waarom zijn de deadlines in de wet verbetering poortwachter zo belangrijk?

De deadlines in de Wet Verbetering Poortwachter beschermen zowel werkgever als werknemer. Als werkgever ben je verplicht om salaris door te betalen tijdens ziekte, maar alleen als je je aan de wettelijke regels houdt. Miss je een deadline, dan kan UWV je verplichten om het loon langer door te betalen, soms zelfs tot 52 weken extra. Dat kost je gemiddeld 300 euro per verzuimdag.

De termijnen zorgen er ook voor dat je niet blijft afwachten. Tijdige actie helpt bij sneller herstel, omdat je meteen werk maakt van re-integratie. Een zieke werknemer die weet dat er structuur en begeleiding is, voelt zich gesteund en komt vaak sneller terug. Het gaat niet alleen om papierwerk, maar om een actieve aanpak die uitval voorkomt.

Voor werknemers bieden de deadlines zekerheid. Ze weten wanneer ze gesprekken kunnen verwachten en welke stappen er gezet worden. Dit voorkomt onduidelijkheid en zorgt ervoor dat verzuimbegeleiding niet blijft hangen. De wettelijke termijnen dwingen beide partijen om samen te werken aan een oplossing.

Wat moet je doen in de eerste zes weken van ziekteverzuim?

In de eerste zes weken ligt de focus op contact en voorbereiding. Op dag één meld je de zieke werknemer bij je arbodienst of verzuimverzekering. Je houdt regelmatig contact met de werknemer, niet om te controleren, maar om betrokkenheid te tonen en te vragen hoe het gaat. Dit contact bouwt vertrouwen op en voorkomt dat iemand zich buitengesloten voelt.

Je bereidt je in deze periode voor op week 6, het moment waarop de bedrijfsarts een probleemanalyse moet maken. Verzamel informatie over de werkzaamheden, mogelijke aanpassingen en wat er al besproken is met de werknemer. Hoe beter je voorbereid bent, hoe sneller je een goed plan kunt maken.

De rol van de werknemer is om open te zijn over klachten en mogelijkheden. Kan er al iets gedaan worden, ook al is herstel nog niet compleet? Denk aan aangepast werk, andere taken of een opbouwschema. De eerste zes weken zijn bedoeld om de basis te leggen voor effectieve verzuimbegeleiding, niet om af te wachten tot alles vanzelf overgaat.

Welke stappen moet je nemen tussen week 6 en week 42?

In week 6 maakt de bedrijfsarts de probleemanalyse. Dit document beschrijft waarom de werknemer uitgevallen is, wat de beperkingen zijn en welke mogelijkheden er zijn voor werk. De probleemanalyse vormt de basis voor het plan van aanpak, dat je uiterlijk in week 8 samen met de werknemer opstelt.

Het plan van aanpak bevat concrete afspraken: welke taken kan de werknemer doen, welke aanpassingen zijn nodig, en wat zijn de doelen voor de komende periode? Je plant ook evaluatiemomenten in, bijvoorbeeld elke vier tot zes weken. Tijdens deze gesprekken bekijk je of het plan werkt en of er bijsturing nodig is.

Tussen week 6 en week 42 werk je samen aan re-integratie. Dit betekent dat je regelmatig contact hebt, afspraken bijstelt waar nodig, en alles documenteert. Goede documentatie is belangrijk, want als UWV later controleert of je genoeg inspanning hebt geleverd, moet je kunnen aantonen wat je gedaan hebt. Werkgever en werknemer moeten beide actief meewerken, anders stagneert het proces.

Wat hoort er in de evaluatiemomenten?

Tijdens evaluaties bespreek je de voortgang, knelpunten en nieuwe mogelijkheden. Is de werknemer meer gaan werken? Zijn er extra aanpassingen nodig? Deze gesprekken houd je vast in verslagen, zodat je een duidelijk overzicht hebt van het re-integratieproces. Dit helpt ook om bij te sturen als iets niet werkt.

Wat gebeurt er na een jaar ziekte en wanneer moet je de arbeidsdeskundige inschakelen?

Rond week 42 tot 52 maakt de bedrijfsarts een eerstejaarsevaluatie. Dit is een beoordeling van de re-integratie-inspanningen en de kans op herstel. De bedrijfsarts kijkt of je als werkgever voldoende gedaan hebt en of de werknemer voldoende heeft meegewerkt. Deze evaluatie is belangrijk, want UWV gebruikt dit advies bij de WIA-aanvraag.

Je schakelt een arbeidsdeskundige in als er twijfel is over de re-integratie-inspanningen of als je hulp nodig hebt bij het vinden van passend werk. De arbeidsdeskundige bekijkt welke functies mogelijk zijn, binnen of buiten je bedrijf, en adviseert over vervolgstappen. Dit is verplicht als de bedrijfsarts aangeeft dat extra expertise nodig is.

Voor twee jaar verzuim bereid je de WIA-aanvraag voor. De werknemer moet deze aanvraag zelf indienen, maar jij levert de benodigde documenten aan, zoals de probleemanalyse, het plan van aanpak en de evaluatieverslagen. UWV beoordeelt of de werknemer recht heeft op een uitkering en controleert of jij je aan de wettelijke verplichtingen hebt gehouden. Heb je dat niet gedaan, dan kan UWV je verplichten om het loon langer door te betalen.

Hoe zorg je ervoor dat je alle deadlines op tijd haalt?

Gebruik een verzuimkalender waarin je alle deadlines vastlegt. Noteer de eerste ziektedag, de datum voor de probleemanalyse (week 6), het plan van aanpak (week 8) en de evaluatiemomenten. Veel verzuimsoftware heeft deze functie ingebouwd, maar een simpele agenda of spreadsheet werkt ook. Het gaat erom dat je overzicht houdt.

Plan gesprekken ruim van tevoren in, zodat je niet op het laatste moment moet improviseren. Houd na elk gesprek een verslag bij en bewaar alle documenten op één plek. Dit maakt het makkelijker om terug te kijken en te laten zien wat je gedaan hebt. Goede documentatie bespaart je later veel gedoe, vooral als UWV vragen stelt.

Werk samen met een arbodienst of casemanager die je ondersteunt bij de verzuimbegeleiding. Zij houden de termijnen in de gaten, adviseren over de juiste stappen en helpen met het opstellen van documenten. Dit ontlast je als werkgever en zorgt ervoor dat je niets over het hoofd ziet. Een vaste casemanager kent je organisatie en kan sneller schakelen als er iets speelt.

Praktische tools die helpen

Naast een verzuimkalender kun je checklists gebruiken voor elke fase van het verzuimproces. Wat moet er gebeuren in week 1, week 6, week 8? Zo werk je systematisch en vergeet je geen stappen. Sommige arbodiensten bieden portalen aan waar je alle informatie kunt inzien en taken kunt afvinken. Dit maakt het proces transparant voor iedereen.

Conclusie

De deadlines in de Wet Verbetering Poortwachter lijken misschien streng, maar ze helpen je om verzuim goed aan te pakken. Door op tijd actie te nemen, voorkom je boetes en zorg je voor een snellere terugkeer naar werk. Het gaat om structuur, samenwerking en goede documentatie.

Bij Masters in Vitaliteit begeleiden we je vanaf dag één van het verzuim tot aan 104 weken verzuim. Onze vaste casemanagers houden de termijnen in de gaten, adviseren over de juiste stappen en zorgen ervoor dat je aan alle wettelijke verplichtingen voldoet. Zo kun je je focussen op je medewerkers, terwijl wij de verzuimbegeleiding op orde houden.