Sancties bij de Wet Verbetering Poortwachter voorkom je door je verplichtingen goed na te komen: zorg voor tijdige ziekmelding, stel binnen zes weken een plan van aanpak op, schakel op de juiste momenten een bedrijfsarts in en voer regelmatig evaluaties uit. Goede documentatie en proactieve verzuimbegeleiding vanaf dag één helpen je om problemen te voorkomen. In dit artikel lees je precies wat je moet doen en wanneer.

Wat is de Wet Verbetering Poortwachter precies?

De Wet Verbetering Poortwachter regelt hoe werkgevers en werknemers samen moeten werken aan re-integratie bij ziekte. De wet zorgt ervoor dat zieke medewerkers zo snel mogelijk weer aan het werk kunnen, of bij hun eigen werkgever of ergens anders. Het UWV controleert of je als werkgever je werk goed doet.

De wet bestaat omdat langdurig verzuim voor iedereen vervelend is. Voor je medewerker die thuis zit, voor jou als werkgever die iemand mist, en voor de samenleving die verzuimkosten moet dragen. Door duidelijke afspraken te maken over wie wat doet, voorkom je dat mensen onnodig lang thuiszitten.

Bij de Wet Verbetering Poortwachter zijn drie partijen betrokken. Jij als werkgever bent verantwoordelijk voor begeleiding en re-integratie. Je medewerker moet meewerken aan herstel en terugkeer naar werk. Het UWV controleert of jullie beide je best doen en beslist uiteindelijk over een eventuele WIA-uitkering.

De bedoeling is simpel: werk samen aan een snelle terugkeer naar werk. Dat kan in de eigen functie, in aangepast werk, of bij een andere werkgever. Als dat echt niet lukt, moet je dat goed kunnen onderbouwen met een compleet dossier.

Welke sancties riskeer je als werkgever?

De zwaarste sanctie is de loonsanctie: je moet het loon van je zieke medewerker langer doorbetalen dan de standaard 104 weken. Dat kan oplopen tot maximaal 52 extra weken, dus in totaal drie jaar loondoorbetaling. Deze sanctie krijg je wanneer het UWV vindt dat je je re-integratieverplichtingen niet goed hebt nagekomen.

Daarnaast kan het UWV een boete opleggen als je documenten te laat aanlevert of niet meewerkt aan controles. Deze boetes variëren, maar kunnen flink oplopen als je herhaaldelijk in de fout gaat. Ook kun je een boete krijgen als je geen of een onvoldoende plan van aanpak hebt opgesteld.

Een voorbeeld: stel je hebt een medewerker die na een jaar nog steeds ziek is. Je hebt wel een plan van aanpak gemaakt, maar nooit geëvalueerd of bijgesteld. De bedrijfsarts heeft je meerdere keren geadviseerd om aanpassingen te doen, maar daar heb je niets mee gedaan. Als het UWV dit ontdekt bij de beoordeling van een WIA-aanvraag, loop je een grote kans op een loonsanctie.

Ook als je geen goede verzuimbegeleiding hebt ingericht, kun je problemen krijgen. Denk aan situaties waarin je geen contact hebt gehouden met je zieke medewerker, geen re-integratiemogelijkheden hebt onderzocht, of niet hebt samengewerkt met de bedrijfsarts. Het UWV kijkt naar je hele re-integratiedossier en beoordeelt of je voldoende inspanning hebt geleverd.

Wat zijn je verplichtingen als werkgever bij ziekteverzuim?

Je verplichtingen beginnen vanaf de eerste ziektedag. Je moet je medewerker binnen één werkdag ziekmelden bij je arbodienst of bedrijfsarts. Vanaf dat moment begint de verzuimbegeleiding en moet je regelmatig contact houden met je zieke medewerker.

De belangrijkste momenten en acties op een rij:

• Week 1-6: Regelmatig contact met je medewerker, inventariseren wat er aan de hand is en wat mogelijk is binnen de eigen functie
• Week 6: De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op en samen met je medewerker maak je een plan van aanpak voor re-integratie
• Week 8-42: Je voert het plan van aanpak uit en evalueert dit regelmatig (minimaal elke zes weken) met je medewerker
• Week 42: Je evalueert met de bedrijfsarts of re-integratie binnen je eigen bedrijf nog realistisch is
• Week 52: De bedrijfsarts maakt een nieuwe probleemanalyse en jullie stellen het plan van aanpak bij
• Week 88-93: Je vraagt een WIA-beoordeling aan bij het UWV en levert alle documenten aan

Tijdens het hele traject moet je een re-integratiedossier bijhouden met alle belangrijke documenten: ziekmeldingen, adviezen van de bedrijfsarts, het plan van aanpak met evaluaties, verslagen van gesprekken en overzichten van ondernomen acties. Dit dossier is je bewijs dat je je verplichtingen bent nagekomen.

Vergeet ook niet dat je je medewerker moet betrekken bij alle beslissingen. Re-integratie doe je samen, niet in je eentje. Als je medewerker niet meewerkt, documenteer dat dan goed en schakel de bedrijfsarts in.

Hoe stel je een goed plan van aanpak op?

Een goed plan van aanpak bevat concrete afspraken over wat je medewerker gaat doen om te herstellen en terug te keren naar werk. Je stelt dit plan op samen met je medewerker, niet voor hem of haar. De bedrijfsarts levert medische informatie aan over wat wel en niet kan, maar jullie maken samen de afspraken.

Deze elementen moeten in het plan staan:

• Een beschrijving van de huidige situatie en beperkingen
• Het doel: wat willen jullie bereiken (bijvoorbeeld terugkeer in eigen functie, aangepast werk, of werk elders)
• Concrete acties met tijdslijnen: wie doet wat en wanneer
• Afspraken over evaluatiemomenten
• Ondersteuning die je als werkgever biedt (aanpassingen, begeleiding, scholing)

Maak het plan realistisch en haalbaar. Als je medewerker nu tien uur per week kan werken, plan dan geen volledige terugkeer binnen twee weken. Bouw het geleidelijk op en evalueer regelmatig of de stappen kloppen. De bedrijfsarts kan je adviseren over wat medisch verantwoord is.

Een veelgemaakte fout is dat werkgevers een standaard plan gebruiken zonder dit echt af te stemmen op de situatie. Elk verzuimgeval is anders, dus elk plan moet maatwerk zijn. Een andere fout is dat plannen te vaag zijn: “Medewerker gaat meer werken” is geen concreet plan. Beter is: “Medewerker bouwt op van 10 naar 16 uur in vier weken, met evaluatie elke twee weken.”

Zie het plan van aanpak niet alleen als een wettelijke verplichting, maar als een handig instrument. Het geeft structuur aan het re-integratietraject en helpt je en je medewerker om gefocust te blijven op terugkeer naar werk. Als je het goed gebruikt, voorkom je verwarring en teleurstelling.

Wanneer moet je een bedrijfsarts of arbodienst inschakelen?

Je moet een bedrijfsarts inschakelen bij zes weken verzuim. Op dat moment stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op en geeft advies over mogelijkheden voor re-integratie. Dit is een wettelijke verplichting waar je niet omheen kunt. Ook bij 52 weken verzuim moet de bedrijfsarts opnieuw een probleemanalyse maken.

Maar je kunt de bedrijfsarts ook eerder inschakelen, en dat is vaak verstandig. Als je medewerker langer dan een week of twee ziek is, of als je niet goed weet hoe je het verzuim moet aanpakken, kan de bedrijfsarts je adviseren. Vroege inschakeling helpt vaak om verzuim korter te houden.

Het verschil tussen een bedrijfsarts en een arbodienst is belangrijk om te begrijpen. Een bedrijfsarts is een arts die gespecialiseerd is in werk en gezondheid. Hij of zij beoordeelt wat je medewerker nog kan en geeft medisch advies. Een arbodienst is een organisatie die verschillende diensten levert, waaronder bedrijfsartsen, casemanagers en verzuimbegeleiding. De arbodienst coördineert het hele re-integratietraject.

Voor goede samenwerking is het belangrijk dat je duidelijke afspraken maakt. Bespreek wat je verwacht van de arbodienst en hoe vaak je contact wilt. Zorg dat je een vast contactpersoon hebt die je situatie kent. Deel relevante informatie over de werkzaamheden en mogelijkheden binnen je bedrijf, zodat de bedrijfsarts realistisch advies kan geven.

Tijdige inschakeling voorkomt niet alleen sancties, maar helpt ook echt om medewerkers sneller terug te laten keren. De bedrijfsarts kan knelpunten signaleren die jij misschien niet ziet en kan bemiddelen als de communicatie tussen jou en je medewerker stroef loopt. Zie de arbodienst als een partner in verzuimbegeleiding, niet als een verplicht nummer.

Hoe voorkom je dat je een sanctie krijgt?

De beste manier om sancties te voorkomen is door goede verzuimbegeleiding vanaf dag één. Wacht niet tot week zes of tot het UWV komt controleren. Begin meteen met regelmatig contact, inventariseer wat je medewerker nog wel kan, en werk samen aan herstel en terugkeer.

Concrete actiepunten voor preventie:

• Houd een compleet dossier bij: Documenteer alle contactmomenten, afspraken, adviezen en acties. Als het UWV komt controleren, moet je kunnen aantonen wat je hebt gedaan.
• Communiceer tijdig met alle betrokkenen: Houd contact met je medewerker, de bedrijfsarts en eventueel de arbodienst. Zorg dat iedereen op de hoogte is van ontwikkelingen.
• Handel proactief in plaats van reactief: Wacht niet tot problemen zich voordoen, maar anticipeer erop. Als re-integratie niet volgens plan verloopt, pas dan tijdig bij.
• Plan regelmatige evaluaties: Minimaal elke zes weken, maar vaker mag ook. Bespreek wat goed gaat en wat beter kan.
• Zorg voor een dossier dat controle kan doorstaan: Het UWV beoordeelt of je voldoende inspanning hebt geleverd. Laat zien dat je alle mogelijkheden hebt onderzocht.

Als re-integratie niet volgens plan verloopt, schakel dan direct de bedrijfsarts in. Bespreek wat er aan de hand is en vraag om advies. Misschien moet het plan worden bijgesteld, of zijn er andere interventies nodig. Documenteer deze stappen goed.

Ook belangrijk: als je medewerker niet meewerkt aan re-integratie, documenteer dat dan zorgvuldig. Leg vast welke afspraken zijn gemaakt, welke afspraken niet zijn nagekomen, en wat je daarop hebt ondernomen. Schakel de bedrijfsarts in om te beoordelen of er medische redenen zijn voor het niet meewerken.

Goede verzuimbegeleiding gaat verder dan alleen het naleven van wettelijke verplichtingen. Het gaat om echt contact maken met je medewerker, begrijpen wat er speelt, en samen zoeken naar oplossingen. Als je dat goed doet, voorkom je niet alleen sancties maar help je ook je medewerker echt verder. En dat is uiteindelijk waar het om draait.

Conclusie

De Wet Verbetering Poortwachter vraagt om actieve betrokkenheid bij verzuim. Door vanaf dag één goed te begeleiden, tijdig een bedrijfsarts in te schakelen en alle stappen goed te documenteren, voorkom je sancties en help je je medewerkers sneller terug naar werk. Het gaat niet alleen om het afvinken van verplichtingen, maar om echte samenwerking gericht op herstel en re-integratie.

Heb je behoefte aan ondersteuning bij verzuimbegeleiding? Bij Masters in Vitaliteit krijg je een vaste casemanager die je helpt om alle verplichtingen na te komen en signaleert welke acties je moet nemen. We begeleiden het hele traject vanaf dag één tot 104 weken, monitoren de Wet Verbetering Poortwachter en zorgen ervoor dat je dossier altijd op orde is. Neem contact op met Aphrodite van den Berg via e-mail of bel 085-130 92 18 voor een vrijblijvend gesprek over hoe we je kunnen ondersteunen.