Het eerste spoor bij re-integratie is het traject waarbij een zieke werknemer terugkeert naar werk bij de eigen werkgever, in de eigen functie of in een andere passende rol binnen de organisatie. Dit traject vloeit voort uit de Wet Verbetering Poortwachter en is altijd de eerste stap die werkgever en werknemer samen zetten wanneer iemand langdurig uitvalt. Spoor 1 re-integratie richt zich op het benutten van mogelijkheden die er al zijn: aangepast werk, andere taken of een andere functie binnen hetzelfde bedrijf. Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen over het eerste spoor, van de concrete stappen tot de verplichtingen en valkuilen.

Welke stappen doorloop je bij spoor 1 re-integratie?

Bij spoor 1 re-integratie doorloop je een vast stappenplan dat begint met de ziekmelding en eindigt met volledige werkhervatting of de conclusie dat re-integratie bij de eigen werkgever niet haalbaar is. De Wet Verbetering Poortwachter schrijft de belangrijkste momenten en deadlines voor.

1. Ziekmelding en eerste weken: De werknemer meldt zich ziek en de werkgever geeft dit door aan de arbodienst. In de eerste zes weken vindt een probleemanalyse plaats door de bedrijfsarts. Hierin beoordeelt de bedrijfsarts de aard van de beperkingen, de mogelijkheden en het verwachte herstel.
2. Plan van Aanpak (PvA) opstellen: Uiterlijk in week acht stellen werkgever en werknemer samen een Plan van Aanpak op. Dit document beschrijft welke afspraken er zijn over de terugkeer naar werk, welke aanpassingen nodig zijn en wie welke rol vervult.
3. Uitvoering en evaluatie: De werknemer start met aangepast of passend werk bij de eigen werkgever. Elke zes weken evalueren werkgever en werknemer de voortgang en passen ze het plan aan waar nodig. De casemanager bewaakt dit proces en zorgt dat alle stappen op tijd worden gezet.
4. Eerstejaarsevaluatie: Na 52 weken vindt een formele evaluatie plaats. Hierin beoordelen werkgever en werknemer of spoor 1 voldoende resultaat oplevert of dat er aanvullende stappen nodig zijn.
5. Eindevaluatie en WIA-aanvraag: Rond week 88 stellen werkgever en werknemer het re-integratieverslag op. Uiterlijk in week 93 dient de werknemer een WIA-aanvraag in bij het UWV, als volledige werkhervatting niet is gelukt.

Gedurende het hele traject speelt de bedrijfsarts een adviserende rol. De bedrijfsarts bepaalt welke werkzaamheden medisch verantwoord zijn en geeft richting aan het re-integratieplan eerste spoor. Daarnaast kan een arbeidsdeskundig onderzoek (ADO) worden ingezet om te beoordelen of het eigen werk nog passend is of welke aanpassingen nodig zijn.

Wanneer is het eerste spoor niet meer voldoende?

Het eerste spoor is niet meer voldoende wanneer blijkt dat er binnen de eigen organisatie geen passend werk beschikbaar is of komt, ook niet met aanpassingen. Dit kan het geval zijn als de beperkingen van de werknemer niet matchen met de beschikbare functies, of als de organisatie te klein is om alternatieve werkzaamheden te bieden.

Er zijn verschillende signalen die erop wijzen dat spoor 1 vastloopt of onvoldoende perspectief biedt:

• De bedrijfsarts concludeert dat terugkeer in de eigen functie blijvend niet mogelijk is.
• Een arbeidsdeskundig onderzoek wijst uit dat er geen passend werk bij de eigen werkgever beschikbaar is.
• De werknemer kan door structurele beperkingen geen enkele functie binnen de organisatie vervullen.
• Er is sprake van een verstoorde arbeidsrelatie die werkhervatting bij de eigen werkgever belemmert.

In deze situaties moet de werkgever tijdig spoor 2 opstarten, waarbij re-integratie bij een andere werkgever wordt onderzocht. Het is belangrijk om hier niet te lang mee te wachten. Het UWV beoordeelt achteraf of de werkgever op het juiste moment actie heeft ondernomen. Wacht je te lang, dan riskeer je een loonsanctie: een maatregel waarbij het UWV de werkgever verplicht om tot een jaar langer het loon door te betalen.

In de praktijk adviseren wij werkgevers om uiterlijk bij de eerstejaarsevaluatie een duidelijk beeld te hebben van de haalbaarheid van spoor 1. Vaak is het verstandig om al eerder een arbeidsdeskundig onderzoek aan te vragen, zodat je op basis van feiten kunt beslissen.

Wat zijn de verplichtingen van werkgever en werknemer bij spoor 1?

Bij spoor 1 re-integratie hebben zowel werkgever als werknemer wettelijke verplichtingen. De werkgever moet actief zoeken naar passend werk binnen de organisatie en de werknemer moet meewerken aan het re-integratietraject. Deze verplichtingen zijn vastgelegd in de Wet Verbetering Poortwachter.

Verplichtingen van de werkgever

De werkgever draagt de hoofdverantwoordelijkheid voor de verzuimbegeleiding eerste spoor. Concreet betekent dit:

• Tijdig een bedrijfsarts inschakelen voor de probleemanalyse.
• Samen met de werknemer een Plan van Aanpak opstellen en dit regelmatig evalueren.
• Actief zoeken naar passend werk binnen de organisatie, eventueel door taken aan te passen, werktijden te wijzigen of een andere functie aan te bieden.
• Het loon doorbetalen gedurende maximaal twee jaar ziekte (minimaal 70% van het loon).
• Een re-integratiedossier bijhouden waarin alle stappen, afspraken en evaluaties zijn vastgelegd.
• Een arbeidsdeskundig onderzoek laten uitvoeren wanneer daar aanleiding voor is.

Verplichtingen van de werknemer

De werknemer heeft een actieve rol in het re-integratieproces:

• Meewerken aan het opstellen en uitvoeren van het Plan van Aanpak.
• Passend werk accepteren dat de werkgever aanbiedt, mits dit medisch verantwoord is volgens de bedrijfsarts.
• Verschijnen op afspraken met de bedrijfsarts, arboverpleegkundige of casemanager.
• Actief bijdragen aan het eigen herstel en de terugkeer naar werk.

Werkt een werknemer zonder geldige reden niet mee, dan mag de werkgever maatregelen treffen, zoals het opschorten of stopzetten van de loondoorbetaling. Omgekeerd kan het UWV de werkgever een loonsanctie opleggen als die onvoldoende inspanningen levert voor de re-integratie bij de eigen werkgever.

Wat is het verschil tussen spoor 1 en spoor 2 re-integratie?

Het belangrijkste verschil is de plek waar de werknemer terugkeert naar werk. Bij spoor 1 re-integratie zoek je naar passend werk bij de eigen werkgever. Bij spoor 2 richt je je op werkhervatting bij een andere werkgever, buiten de eigen organisatie.

Hieronder staan de belangrijkste verschillen op een rij:

• Locatie: Spoor 1 speelt zich af binnen de eigen organisatie. Spoor 2 richt zich op de externe arbeidsmarkt.
• Startmoment: Spoor 1 start direct na de ziekmelding. Spoor 2 wordt opgestart wanneer blijkt dat spoor 1 onvoldoende perspectief biedt, vaak rond het eerste ziektejaar.
• Verantwoordelijkheid: Bij spoor 1 ligt de nadruk op de werkgever die passend werk aanbiedt. Bij spoor 2 wordt vaak een re-integratiebureau ingeschakeld dat de werknemer begeleidt naar werk elders.
• Dienstverband: Tijdens spoor 1 blijft het dienstverband volledig intact. Bij spoor 2 blijft het dienstverband ook bestaan, maar werkt de werknemer toe naar een nieuwe werkgever.

Beide sporen kunnen tegelijkertijd lopen. Sterker nog: het UWV verwacht dat werkgevers spoor 2 tijdig opstarten als spoor 1 onzeker is. Het is geen kwestie van eerst het ene en dan het andere proberen. Door beide sporen parallel te laten lopen, vergroot je de kans op een succesvolle re-integratie en voorkom je vertraging.

Belangrijk om te weten: spoor 1 heeft altijd voorrang. Pas wanneer duidelijk is dat terugkeer bij de eigen werkgever niet haalbaar is, verschuift de focus volledig naar spoor 2.

Hoe voorkom je dat spoor 1 vastloopt?

Je voorkomt dat spoor 1 vastloopt door vanaf het begin actief te sturen op het re-integratieproces, open te communiceren en tijdig deskundige hulp in te schakelen. De meeste vertragingen ontstaan niet door medische beperkingen, maar door onduidelijke verwachtingen, gebrekkige communicatie of te laat handelen.

Met deze aanpak houd je het eerste spoor op koers:

• Houd contact vanaf dag één: Regelmatig en oprecht contact tussen leidinggevende en werknemer voorkomt dat de afstand groeit. De leidinggevende is een van de grootste voorspellers van succesvol verzuimherstel.
• Stel het Plan van Aanpak op tijd op: Wacht niet tot de deadline. Hoe eerder werkgever en werknemer concrete afspraken maken, hoe sneller het re-integratietraject op gang komt.
• Evalueer regelmatig en stel bij: Elke zes weken beoordeel je samen of de afspraken werken. Loopt iets niet zoals verwacht? Pas het plan aan in plaats van door te modderen.
• Schakel tijdig een arbeidsdeskundige in: Als onduidelijk is welk werk passend is, biedt een arbeidsdeskundig onderzoek helderheid. Dit voorkomt discussies en geeft richting aan het vervolg.
• Kijk verder dan de medische kant: Ongeveer 40% van het langdurig verzuim heeft een niet-medische oorzaak. Denk aan problemen op het werk, privésituaties of een mismatch in werkwaardes. Door ook deze factoren te bespreken, pak je de werkelijke oorzaak aan.
• Betrek de casemanager actief: Een vaste casemanager die het proces coördineert en de voortgang bewaakt, zorgt ervoor dat geen enkele stap wordt overgeslagen.

Daarnaast helpt het om als werkgever te investeren in de vaardigheden van leidinggevenden. Wanneer zij weten hoe ze het gesprek over werkhervatting voeren en hoe ze passend werk kunnen aanbieden, verloopt de re-integratie bij de eigen werkgever aanzienlijk soepeler.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij re-integratie eerste spoor

Als gecertificeerde arbodienst begeleiden wij werkgevers en werknemers door het volledige re-integratieproces. Onze aanpak richt zich op snelle, duurzame werkhervatting waarbij we niet alleen naar de medische situatie kijken, maar ook naar werk, privé en persoonlijke factoren.

Wat wij concreet bieden bij spoor 1 re-integratie. Bekijk ook ons volledig overzicht van diensten op het gebied van verzuim en vitaliteit:

• Vaste casemanager: Eén aanspreekpunt dat het verzuimproces coördineert, deadlines bewaakt en werkgever én werknemer actief begeleidt.
• Ervaren bedrijfsartsen: Twee bedrijfsartsen in ons directieteam zorgen voor deskundige probleemanalyses en medisch advies met korte lijnen.
• Verzuimbegeleiding vanaf week 1: Met ons Vitaal Plus pakket starten we direct met begeleiding, zodat het re-integratieplan eerste spoor snel vorm krijgt.
• Ondersteuning van leidinggevenden: We helpen managers bij het voeren van effectieve gesprekken en het creëren van een werkomgeving die terugkeer bevordert.
• Arbeidsdeskundig onderzoek: Wanneer nodig schakelen we snel een arbeidsdeskundige in om te beoordelen welk werk passend is.

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij verzuimbegeleiding eerste spoor? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.