Een bedrijfsarts mag in een probleemanalyse functionele beperkingen, mogelijkheden tot werkhervatting en een verwachte herstelduur opnemen, maar geen medische diagnose of specifieke ziektegegevens. De probleemanalyse is bedoeld als werkdocument voor werkgever en werknemer, niet als medisch verslag. Privacy en de AVG bepalen strikt welke informatie erin mag staan.

Toch blijkt in de praktijk dat er regelmatig onduidelijkheid bestaat over wat een bedrijfsarts precies wel en niet mag vermelden. Werkgevers willen begrijpen wat er aan de hand is, terwijl werknemers hun medische privacy willen beschermen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de inhoud van een probleemanalyse, de privacyregels voor de bedrijfsarts en hoe je als werkgever of werknemer met dit document omgaat.

Welke functionele beperkingen horen in een probleemanalyse thuis?

In een probleemanalyse beschrijft de bedrijfsarts welke functionele beperkingen een werknemer ervaart in relatie tot het werk. Denk aan beperkingen in tillen, langdurig staan, concentratie of het omgaan met deadlines. Het gaat altijd om wat iemand niet kan in het werk, niet om de onderliggende medische oorzaak.

De bedrijfsarts vertaalt medische bevindingen naar concrete werkgerelateerde beperkingen. Dat betekent dat de probleemanalyse antwoord geeft op vragen als:

• Welke taken kan de werknemer op dit moment niet uitvoeren?
• Hoeveel uur per dag of per week is de werknemer belastbaar?
• Zijn er aanpassingen mogelijk waarmee de werknemer (deels) kan werken?
• Wat is de verwachte duur van de beperkingen?

Daarnaast beoordeelt de bedrijfsarts of er mogelijkheden zijn voor aangepast werk of re-integratie in een andere functie. De beperkingen worden zo concreet mogelijk geformuleerd, zodat werkgever en werknemer samen een goed Plan van Aanpak kunnen opstellen. De probleemanalyse vormt daarmee de basis voor het hele re-integratietraject volgens de Wet verbetering Poortwachter (WvP).

Waarom mag een bedrijfsarts geen diagnose vermelden in de probleemanalyse?

Een bedrijfsarts mag geen diagnose vermelden in de probleemanalyse omdat de werkgever geen recht heeft op medische informatie van een werknemer. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) beschermen de medische privacy van werknemers strikt, ook in een arbeidsrelatie.

Het vermelden van een diagnose zou de werkgever inzicht geven in de gezondheidstoestand van de werknemer, en dat kan leiden tot stigmatisering of discriminatie. Een werkgever hoeft niet te weten wat iemand heeft, maar wel wat iemand kan en niet kan in het werk. Dat onderscheid is bewust aangebracht in de wetgeving.

Concreet betekent dit dat de bedrijfsarts bijvoorbeeld niet mag schrijven dat een werknemer een burn-out, depressie of hernia heeft. In plaats daarvan beschrijft de bedrijfsarts dat de werknemer beperkt is in concentratie, stressbestendigheid of fysieke belasting. Deze functionele vertaling beschermt de privacy van de werknemer en geeft de werkgever tegelijkertijd voldoende informatie om het re-integratieproces vorm te geven.

De Autoriteit Persoonsgegevens houdt hier actief toezicht op. Wanneer een bedrijfsarts toch medische gegevens opneemt in de probleemanalyse, kan dat leiden tot een overtreding van de AVG en mogelijk tot sancties.

Wat is het verschil tussen een probleemanalyse en een medisch dossier?

Een probleemanalyse is een werkdocument dat de bedrijfsarts deelt met werkgever en werknemer, terwijl het medisch dossier uitsluitend toegankelijk is voor de bedrijfsarts zelf. Het medisch dossier bevat diagnoses, behandelinformatie en gedetailleerde gezondheidsgegevens. De probleemanalyse bevat alleen functionele beperkingen en re-integratiemogelijkheden.

De probleemanalyse als werkdocument

De probleemanalyse wordt opgesteld binnen zes weken na de eerste ziektedag, zoals de Wet verbetering Poortwachter voorschrijft. Dit document is bedoeld voor drie partijen: de werkgever, de werknemer en eventueel de casemanager. Het beschrijft de belastbaarheid van de werknemer, de verwachte herstelduur en de mogelijkheden voor werkhervatting. De taal is bewust niet-medisch, zodat alle betrokkenen het document kunnen begrijpen en gebruiken.

Het medisch dossier als vertrouwelijk document

Het medisch dossier van de bedrijfsarts valt onder het medisch beroepsgeheim. Hierin staan wel diagnoses, uitslagen van onderzoeken, correspondentie met behandelaars en andere medische details. Dit dossier mag de bedrijfsarts niet delen met de werkgever, de casemanager of andere niet-medische betrokkenen. Alleen de werknemer zelf heeft recht op inzage in het eigen medisch dossier. Bij een eventueel deskundigenoordeel door het UWV kan de bedrijfsarts, met toestemming van de werknemer, medische informatie delen met de verzekeringsarts.

Hoe kan een werkgever de probleemanalyse gebruiken voor re-integratie?

Een werkgever gebruikt de probleemanalyse als startpunt voor het opstellen van het Plan van Aanpak. De beperkingen en mogelijkheden die de bedrijfsarts beschrijft, vormen het kader waarbinnen werkgever en werknemer concrete afspraken maken over werkhervatting, aangepaste taken en het re-integratietempo.

In de praktijk werkt dat als volgt. Stel dat de probleemanalyse aangeeft dat een werknemer beperkt belastbaar is voor acht uur per dag, maar wel vier uur aangepast werk kan verrichten zonder tijdsdruk. Dan kan de werkgever op basis daarvan een opbouwschema voorstellen, passende werkzaamheden selecteren en de werkplek eventueel aanpassen.

Belangrijke actiepunten voor werkgevers bij het werken met de probleemanalyse:

1. Lees de probleemanalyse zorgvuldig en bespreek de inhoud met de werknemer.
2. Stel samen een Plan van Aanpak op dat aansluit bij de beschreven beperkingen en mogelijkheden.
3. Evalueer regelmatig of de afspraken nog passen bij de actuele situatie van de werknemer.
4. Schakel de casemanager in om het proces te bewaken en bij te sturen waar nodig.
5. Vraag bij twijfel een nieuw advies aan de bedrijfsarts, bijvoorbeeld als de situatie verandert.

Door de probleemanalyse goed te benutten, verklein je als werkgever het risico op een loonsanctie van het UWV. Het UWV beoordeelt bij een WIA-aanvraag namelijk of de re-integratie-inspanningen voldoende zijn geweest. Een goed onderbouwd Plan van Aanpak, gebaseerd op de probleemanalyse, laat zien dat je als werkgever je verantwoordelijkheden serieus neemt.

Wat kan een werknemer doen bij onjuiste informatie in de probleemanalyse?

Een werknemer die onjuiste informatie aantreft in de probleemanalyse kan dit direct bespreken met de bedrijfsarts en verzoeken om aanpassing. Als de bedrijfsarts het verzoek afwijst, kan de werknemer een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV of een klacht indienen bij de arbodienst.

Het is belangrijk dat werknemers weten dat zij recht hebben op inzage in de probleemanalyse voordat deze naar de werkgever gaat. Controleer daarom altijd of de beschreven beperkingen overeenkomen met je eigen ervaring en of er geen medische informatie in staat die er niet in thuishoort.

Mogelijke stappen bij onjuiste informatie:

• Bespreek het met de bedrijfsarts: Leg uit welke informatie volgens jou niet klopt en waarom. Vaak leidt een goed gesprek al tot aanpassing.
• Vraag een deskundigenoordeel aan bij het UWV: Een onafhankelijke verzekeringsarts beoordeelt dan of de probleemanalyse correct is opgesteld.
• Dien een klacht in: Elke gecertificeerde arbodienst heeft een klachtenprocedure. Je kunt ook een klacht indienen bij het tuchtcollege als je vindt dat de bedrijfsarts onzorgvuldig heeft gehandeld.
• Schakel een second opinion in: Sinds 2017 heb je als werknemer het recht om een andere bedrijfsarts te raadplegen voor een second opinion.

Let er ook op dat de probleemanalyse geen privacygevoelige informatie bevat die er niet in hoort. Staat er bijvoorbeeld een diagnose of behandelinformatie in? Dan is dat een overtreding van de AVG en heb je het recht om verwijdering te eisen.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt met de probleemanalyse

Bij Masters in Vitaliteit zorgen we ervoor dat de probleemanalyse zorgvuldig, privacyproof en volledig conform de Wet verbetering Poortwachter wordt opgesteld. Onze bedrijfsartsen combineren jarenlange ervaring met een scherp oog voor zowel de belangen van de werkgever als de privacy van de werknemer.

Wat je van ons kunt verwachten:

• Tijdige en correcte probleemanalyses die voldoen aan alle wettelijke eisen en AVG-richtlijnen
• Een vaste casemanager die het re-integratieproces coördineert en je helpt bij het vertalen van de probleemanalyse naar een concreet Plan van Aanpak
• Directe lijnen met onze bedrijfsartsen, zodat vragen over beperkingen of mogelijkheden snel beantwoord worden
• Begeleiding op drie niveaus: werknemer, leidinggevende en organisatie, zodat re-integratie breed gedragen wordt
• Advies over preventie, zodat je verzuim en de bijbehorende probleemanalyses in de toekomst kunt voorkomen

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij verzuimbegeleiding en re-integratie? Bekijk ons aanbod op het gebied van verzuimbegeleiding of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.