Na 104 weken ziekte kan een werkgever het dienstverband beëindigen via het UWV, een slapend dienstverband laten voortbestaan, of samen met de medewerker een vaststellingsovereenkomst sluiten. Welke optie het beste past, hangt af van de WIA-beoordeling, de re-integratie-inspanningen en de financiële situatie van de organisatie. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen die werkgevers hebben wanneer de loondoorbetalingsplicht na twee jaar ziekte eindigt.

Kan een werkgever het dienstverband beëindigen na 104 weken ziekte?

Ja, een werkgever kan na 104 weken ziekte ontslag aanvragen bij het UWV op grond van langdurige arbeidsongeschiktheid. Voorwaarde is dat de loondoorbetalingsplicht is verstreken, er geen passend werk beschikbaar is binnen de organisatie en het UWV geen loonsanctie heeft opgelegd. Het opzegverbod tijdens ziekte vervalt na het einde van de wachttijd.

Om het dienstverband daadwerkelijk te beëindigen, doorloop je de volgende stappen:

1. Controleer of de wachttijd van 104 weken volledig is verstreken en of er geen loonsanctie loopt.
2. Stel vast dat herplaatsing in een passende functie, eventueel met scholing, niet mogelijk is.
3. Vraag een ontslagvergunning aan bij het UWV met onderbouwing van je re-integratie-inspanningen.
4. Betaal na goedkeuring de wettelijke transitievergoeding aan de medewerker.

De transitievergoeding na langdurig verzuim is wettelijk verplicht bij ontslag na 104 weken. Werkgevers kunnen deze kosten compenseren via de Compensatieregeling Transitievergoeding, waarmee het UWV een deel of het volledige bedrag vergoedt. Belangrijk: je moet de aanvraag voor compensatie binnen zes maanden na betaling indienen.

Een alternatief voor de UWV-route is ontbinding via de kantonrechter of beëindiging met wederzijds goedvinden via een vaststellingsovereenkomst. Bij een vaststellingsovereenkomst maak je samen met de medewerker afspraken over de einddatum, transitievergoeding en eventuele aanvullende voorwaarden.

Wat is een slapend dienstverband en wat zijn de risico’s?

Een slapend dienstverband is een arbeidsovereenkomst die formeel blijft bestaan na 104 weken ziekte, maar waarbij de werkgever geen loon meer betaalt en de medewerker geen werk meer verricht. Werkgevers kozen hier in het verleden vaak voor om de transitievergoeding te vermijden, maar sinds een uitspraak van de Hoge Raad in 2019 is dat geen geldige reden meer.

De Hoge Raad heeft bepaald dat werkgevers in principe verplicht zijn mee te werken aan beëindiging van een slapend dienstverband als de medewerker daarom verzoekt. Dit betekent dat je als werkgever de transitievergoeding alsnog moet betalen. Uitstel levert dus geen besparing op.

Een slapend dienstverband brengt bovendien concrete risico’s met zich mee:

• Re-integratieverplichtingen blijven bestaan. Zolang het dienstverband loopt, houd je als werkgever een verantwoordelijkheid voor eventuele re-integratie als de medewerker herstelt.
• Hogere transitievergoeding. De vergoeding groeit mee met de duur van het dienstverband. Hoe langer je wacht, hoe hoger het bedrag.
• WGA-lasten bij eigenrisicodragerschap. Als je eigenrisicodrager (ERD) bent voor de WGA, blijf je financieel verantwoordelijk voor de uitkeringslasten van de medewerker.
• Onverwacht herstel. Meldt de medewerker zich beter, dan moet je passend werk aanbieden of opnieuw een ontslagprocedure starten.

Het advies is daarom om na het einde van de wachttijd een bewuste keuze te maken: beëindig het dienstverband of maak duidelijke afspraken met de medewerker. Uitstel creëert onzekerheid voor beide partijen.

Wat gebeurt er als het UWV een loonsanctie oplegt?

Wanneer het UWV oordeelt dat je als werkgever onvoldoende re-integratie-inspanningen hebt geleverd, legt het een loonsanctie op. Dit betekent dat je verplicht bent om maximaal 52 weken langer het loon door te betalen, bovenop de reguliere 104 weken. Gedurende deze periode blijft ook het opzegverbod tijdens ziekte van kracht.

Het UWV beoordeelt je inspanningen aan de hand van het re-integratieverslag dat je indient bij de WIA-aanvraag. Veelvoorkomende redenen voor een loonsanctie zijn:

• Te laat of onvolledig opstellen van het Plan van Aanpak.
• Onvoldoende inzet op re-integratie in het tweede spoor (werk bij een andere werkgever).
• Het niet opvolgen van adviezen van de bedrijfsarts.
• Gebrekkige vastlegging van de re-integratie-activiteiten.

Een loonsanctie heeft flinke financiële gevolgen. Met gemiddelde verzuimkosten van 300 euro per dag loopt het bedrag bij een verlenging van een jaar snel op. Daarnaast kun je gedurende de sanctieperiode het dienstverband niet beëindigen.

Hoe voorkom je een loonsanctie?

Zorg dat je re-integratiedossier vanaf dag één op orde is. Stel tijdig een probleemanalyse op via de bedrijfsarts, werk het Plan van Aanpak regelmatig bij en documenteer alle stappen zorgvuldig. Schakel een casemanager in die het proces bewaakt en ervoor zorgt dat je voldoet aan de eisen van de Wet verbetering Poortwachter.

Wat doe je als je een loonsanctie hebt gekregen?

Herstel zo snel mogelijk de tekortkomingen die het UWV heeft geconstateerd. Zodra je kunt aantonen dat je de gebreken hebt verholpen, kun je een verzoek tot verkorting van de loonsanctie indienen. Het UWV beoordeelt dan opnieuw of je inspanningen voldoende zijn. Hoe sneller je handelt, hoe eerder de sanctie kan worden opgeheven.

Welke rol speelt de WIA-beoordeling voor de werkgever?

De WIA-beoordeling bepaalt of een medewerker na 104 weken ziekte recht heeft op een arbeidsongeschiktheidsuitkering en welke regeling van toepassing is. Voor de werkgever is deze beoordeling bepalend voor de financiële gevolgen, de mogelijkheid tot ontslag en eventuele doorlopende verplichtingen.

Het UWV kent bij de WIA-beoordeling drie mogelijke uitkomsten:

• Minder dan 35% arbeidsongeschikt: de medewerker krijgt geen WIA-uitkering. De werkgever moet bekijken of er passend werk beschikbaar is. Zo niet, dan kan ontslag volgen, maar de medewerker valt terug op de WW.
• WGA (35 tot 80% arbeidsongeschikt): de medewerker ontvangt een WGA-uitkering. Als je eigenrisicodrager bent, draag je de kosten van deze uitkering zelf. Dit kan tot tien jaar doorlopen.
• IVA (volledig en duurzaam arbeidsongeschikt): de medewerker ontvangt een IVA-uitkering. De financiële last ligt bij het UWV, niet bij de werkgever.

De uitkomst van de WIA-beoordeling beïnvloedt direct je keuze rondom het dienstverband. Bij een IVA-toekenning is beëindiging relatief eenvoudig en financieel overzichtelijk. Bij een WGA-uitkering is het verstandig om goed te kijken naar je positie als eigenrisicodrager en de mogelijke kosten op langere termijn.

Vergeet niet dat je als werkgever de WIA-aanvraag tijdig moet faciliteren. De medewerker dient de aanvraag uiterlijk in week 93 in bij het UWV. Zorg dat het re-integratieverslag compleet is, want het UWV gebruikt dit verslag ook om te beoordelen of je aan je verplichtingen hebt voldaan.

Hoe kan een werkgever de kosten van langdurig verzuim beperken?

De kosten van langdurig verzuim beperk je door vroeg in te grijpen, structureel te investeren in preventie en het re-integratieproces strak te regisseren. Werkgevers die pas na 104 weken nadenken over kostenbeheersing, zijn te laat. De grootste winst zit in de eerste weken van het verzuim.

Concrete maatregelen die direct effect hebben:

• Start verzuimbegeleiding vanaf week 1. Hoe eerder je een medewerker begeleidt, hoe groter de kans op snel herstel. Een vaste casemanager die het proces coördineert, voorkomt vertraging en gemiste deadlines.
• Investeer in leidinggevenden. De leidinggevende is de grootste voorspeller van verzuim. Train managers in het voeren van goede gesprekken over werkdruk, motivatie en terugkeer naar werk.
• Zorg voor een compleet re-integratiedossier. Een goed dossier voorkomt loonsancties en versnelt de WIA-aanvraag. Documenteer elke stap conform de Wet verbetering Poortwachter.
• Zet preventie in. Met een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) of PAGO breng je risico’s vroegtijdig in kaart. Zo voorkom je dat kleine klachten uitgroeien tot langdurig verzuim.
• Beoordeel je ERD-status. Bekijk of eigenrisicodragerschap voor de WGA of Ziektewet financieel voordelig is voor je organisatie. Dit hangt af van je verzuimcijfers en de omvang van je personeelsbestand.

Bedenk dat 40% van het langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft. Problemen in de werksfeer, privésituatie of motivatie spelen vaak een grote rol. Door aandacht te besteden aan deze factoren naast de medische begeleiding, verkort je de verzuimduur aanzienlijk.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij langdurig verzuim

Bij Masters in Vitaliteit ondersteunen we werkgevers bij elke fase van het verzuimproces, van de eerste ziekmelding tot en met de afronding na 104 weken. Onze aanpak richt zich op het voorkomen van langdurig verzuim én op het beperken van de gevolgen wanneer het toch zover komt.

Dit bieden we concreet via onze diensten op het gebied van verzuimbegeleiding:

• Vaste casemanager vanaf week 1 die het volledige re-integratieproces bewaakt en zorgt dat je voldoet aan de Wet verbetering Poortwachter.
• Directe toegang tot bedrijfsartsen voor probleemanalyses, spreekuren en deskundig advies over arbeidsongeschiktheid en re-integratie na 2 jaar ziekte.
• Begeleiding op drie niveaus: medewerker, leidinggevende en organisatie, zodat we niet alleen het verzuim aanpakken maar ook de onderliggende oorzaken.
• Preventieve diensten zoals PMO en advies over werkdruk en duurzame inzetbaarheid, om toekomstig langdurig verzuim te voorkomen.
• Ondersteuning bij WIA-aanvraag en dossieropbouw zodat je loonsancties voorkomt en het einde van de wachttijd soepel verloopt.

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen bij het beheersen van langdurig verzuim? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.