Tijdens een verzuimgesprek bespreek je de mogelijkheden die een medewerker nog heeft om te werken, welke aanpassingen nodig zijn en hoe het herstel verloopt. Je gaat niet in op de medische diagnose, maar richt je op wat de medewerker wél kan en wat jullie samen kunnen regelen om terugkeer naar werk mogelijk te maken. Een goed verzuimgesprek combineert aandacht voor de medewerker met duidelijke afspraken over vervolgstappen.

In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het voeren van een verzuimgesprek: welke onderwerpen je bespreekt en welke vragen je wel en niet mag stellen, tot wanneer je een bedrijfsarts inschakelt.

Welke onderwerpen komen aan bod in een verzuimgesprek?

In een verzuimgesprek komen de volgende onderwerpen aan bod: de huidige situatie van de medewerker, de verwachte duur van het verzuim, de mogelijkheden om (aangepast) werk te verrichten, en de afspraken over contact en vervolgstappen. Het doel is om samen te bepalen wat er nodig is voor een vlotte terugkeer naar werk.

Concreet bespreek je tijdens een verzuimgesprek deze punten:

• Functionele mogelijkheden: Wat kan de medewerker nog wel? Denk aan aangepaste taken, kortere werkdagen of thuiswerken.
• Verwachte herstelduur: Hoe lang verwacht de medewerker afwezig te zijn? Dit helpt bij het plannen van vervanging en werkhervatting.
• Benodigde aanpassingen: Zijn er aanpassingen op de werkplek of in het takenpakket nodig om gedeeltelijke werkhervatting mogelijk te maken?
• Contactafspraken: Hoe vaak en op welke manier houden jullie contact tijdens het verzuim?
• Vervolgstappen: Wanneer vindt het volgende gesprek plaats en wie onderneemt welke actie?

Houd het gesprek gericht op wat de medewerker nodig heeft om weer aan het werk te gaan. Vermijd het om te lang stil te staan bij wat er niet kan. Door de nadruk te leggen op mogelijkheden, creëer je een constructieve sfeer waarin de medewerker zich gehoord voelt en gemotiveerd raakt om stappen te zetten.

Welke vragen mag je wel en niet stellen als leidinggevende?

Als leidinggevende mag je vragen stellen over de functionele beperkingen, de verwachte duur van het verzuim en de mogelijkheden om aangepast werk te doen. Je mag niet vragen naar de aard van de ziekte, de diagnose of de behandeling. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is hier streng in: medische gegevens mogen niet door de werkgever worden geregistreerd.

Vragen die je wél mag stellen

• Hoe gaat het met je en wat heb je nodig?
• Zijn er taken die je nog wel kunt uitvoeren?
• Wanneer verwacht je weer (gedeeltelijk) aan het werk te kunnen?
• Heb je aanpassingen nodig op je werkplek of in je rooster?
• Hoe wil je dat we contact houden tijdens je afwezigheid?
• Is er iets op het werk dat bijdraagt aan je verzuim?

Vragen die je niet mag stellen

• Wat heb je precies? Wat is je diagnose?
• Welke medicijnen gebruik je?
• Bij welke specialist ben je onder behandeling?
• Ben je zwanger? (tenzij de medewerker dit zelf deelt)
• Heb je psychische klachten?

Als een medewerker vrijwillig informatie deelt over de diagnose, mag je dit aanhoren maar niet vastleggen in het personeelsdossier. Noteer alleen functionele beperkingen en gemaakte afspraken. Twijfel je over wat je mag vragen? Schakel dan een casemanager in die je hierbij ondersteunt.

Hoe bereid je een verzuimgesprek goed voor?

Een goed verzuimgesprek bereid je voor door het verzuimdossier door te nemen, concrete gesprekspunten op te stellen en een rustige, vertrouwelijke gespreksruimte te regelen. Goede voorbereiding zorgt ervoor dat het gesprek gestructureerd verloopt en dat je als leidinggevende zelfverzekerd en respectvol het gesprek voert.

Doorloop deze stappen voordat je het gesprek ingaat:

1. Bekijk het verzuimverloop: Hoe lang is de medewerker al afwezig? Zijn er eerdere verzuimperiodes geweest? Welke afspraken zijn eerder gemaakt?
2. Stel gesprekspunten op: Schrijf vooraf op welke onderwerpen je wilt bespreken. Denk aan functionele mogelijkheden, aanpassingen en vervolgafspraken.
3. Ken de wettelijke kaders: Zorg dat je weet welke vragen je wel en niet mag stellen, en welke verplichtingen voortvloeien uit de Wet verbetering Poortwachter.
4. Creëer de juiste setting: Plan het gesprek op een rustige plek waar jullie ongestoord kunnen praten. Vermijd een gesprek tussen de bedrijven door.
5. Stel je open op: Ga het gesprek in met oprechte interesse in de medewerker. Een verzuimgesprek is geen verhoor, maar een dialoog.

Leg na het gesprek de gemaakte afspraken schriftelijk vast en deel deze met de medewerker. Zo weten beide partijen waar ze aan toe zijn en voorkom je misverstanden bij het volgende contactmoment.

Wat is het verschil tussen een verzuimgesprek en een re-integratiegesprek?

Het verschil zit in het doel en het moment. Een verzuimgesprek vindt plaats aan het begin van het verzuim en richt zich op het in kaart brengen van de situatie en het maken van eerste afspraken. Een re-integratiegesprek vindt later plaats en richt zich specifiek op de stappen die nodig zijn om de medewerker structureel terug te laten keren naar werk.

Bij een re-integratiegesprek werk je met een Plan van Aanpak, dat verplicht is op basis van de Wet verbetering Poortwachter. Dit plan beschrijft concrete doelen, tijdlijnen en verantwoordelijkheden voor zowel werkgever als werknemer. De bedrijfsarts heeft op dat moment een probleemanalyse opgesteld die als basis dient voor het re-integratietraject.

In de praktijk lopen verzuimgesprekken en re-integratiegesprekken soms in elkaar over, vooral bij kortdurend verzuim. Bij langdurig verzuim is het onderscheid duidelijker: de eerste gesprekken zijn verkennend, terwijl latere gesprekken steeds concreter worden over werkhervatting, eventuele aanpassingen of zelfs ander passend werk via een arbeidsdeskundig onderzoek.

Hoe vaak moet een verzuimgesprek plaatsvinden?

Er is geen wettelijk vastgelegd aantal, maar de Wet verbetering Poortwachter verwacht dat werkgever en werknemer regelmatig contact houden en actief werken aan re-integratie. In de praktijk vindt het eerste verzuimgesprek plaats binnen de eerste week van de ziekmelding, gevolgd door wekelijks of tweewekelijks contact, afhankelijk van de situatie.

Een goede richtlijn voor de frequentie:

• Eerste week: Direct contact opnemen na de ziekmelding om de situatie te bespreken.
• Eerste zes weken: Wekelijks kort contact, telefonisch of persoonlijk, om het herstel te volgen.
• Na zes weken: De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op. Vanaf dit moment plan je minimaal elke twee weken een gesprek.
• Na acht weken: Het Plan van Aanpak wordt opgesteld en de gesprekken worden re-integratiegesprekken.

Pas de frequentie aan op de situatie. Bij een medewerker die snel herstelt, volstaat minder frequent contact. Bij langdurig of complex verzuim is intensiever contact juist belangrijk om het proces op koers te houden. Documenteer elk gesprek en de gemaakte afspraken, want het UWV beoordeelt na twee jaar of je als werkgever voldoende hebt gedaan. Onvoldoende inspanning kan leiden tot een loonsanctie.

Wanneer schakel je een bedrijfsarts in bij een verzuimgesprek?

Je schakelt een bedrijfsarts in wanneer het verzuim langer dan een week dreigt te duren, wanneer je twijfelt over de belastbaarheid van de medewerker, of wanneer er een conflict speelt dat het herstel belemmert. Uiterlijk in week zes is het inschakelen van een bedrijfsarts verplicht op grond van de Wet verbetering Poortwachter.

Daarnaast zijn er situaties waarin je eerder een bedrijfsarts inschakelt:

• De medewerker meldt zich herhaaldelijk ziek in korte tijd (frequent verzuim).
• Je vermoedt dat werkgerelateerde factoren zoals werkdruk of een arbeidsconflict een rol spelen.
• De medewerker geeft aan niet te weten wanneer herstel verwacht wordt.
• Er is sprake van psychische klachten of je maakt je zorgen over het welzijn van de medewerker.
• Je hebt als leidinggevende behoefte aan advies over wat je wel en niet kunt vragen of aanbieden.

De bedrijfsarts beoordeelt de medische beperkingen en adviseert over de mogelijkheden voor werkhervatting. Dit advies vormt de basis voor verdere verzuimbegeleiding en het opstellen van het Plan van Aanpak. Een arboverpleegkundige kan in taakdelegatie van de bedrijfsarts ook een deel van deze begeleiding verzorgen, wat zorgt voor snellere beschikbaarheid en laagdrempelig contact.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt met verzuimbegeleiding

Bij Masters in Vitaliteit ondersteunen we leidinggevenden en HR-professionals bij het voeren van effectieve verzuimgesprekken en het opzetten van een gedegen verzuimbeleid. Wij weten dat 40% van het langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft en richten onze aanpak daarom op vier domeinen: gezondheid, werk, privé en persoon.

Wat we concreet voor je organisatie doen:

• Vaste casemanager: Vanaf de eerste ziekmelding heb je een vast aanspreekpunt dat het verzuimproces coördineert en jou als leidinggevende ondersteunt bij elk gesprek.
• Directe toegang tot bedrijfsartsen: Ons directieteam bestaat uit twee ervaren bedrijfsartsen, waardoor medisch advies snel beschikbaar is.
• Begeleiding op drie niveaus: We werken met medewerker, leidinggevende én organisatie om gedrag te beïnvloeden en duurzame werkhervatting te realiseren.
• Praktische training: We helpen leidinggevenden met het voeren van verzuimgesprekken die voldoen aan de Wet verbetering Poortwachter.
• Webportaal: Via ons portaal houd je overzicht over alle verzuimdossiers, afspraken en voortgang.

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij verzuimbegeleiding? Bekijk onze diensten op het gebied van verzuimbegeleiding en ontdek welk pakket het beste past bij jullie situatie. Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.