De Wet Verbetering Poortwachter schrijft een vast stappenplan voor dat werkgever en werknemer moeten doorlopen zodra een medewerker zich ziek meldt. Dit stappenplan begint bij de ziekmelding in week 1 en loopt door tot de WIA-aanvraag na 88 weken, met tussentijdse deadlines voor de probleemanalyse, het plan van aanpak en periodieke evaluaties. Beide partijen zijn verplicht zich actief in te zetten voor re-integratie, en wie dat niet doet, riskeert financiële sancties. Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen over de stappen van de Wet Verbetering Poortwachter.

Welke deadlines gelden er binnen de Wet Verbetering Poortwachter?

Binnen de Wet Verbetering Poortwachter gelden strikte deadlines die beginnen op de eerste ziektedag. De werkgever meldt de werknemer uiterlijk op dag 1 ziek bij de arbodienst, waarna binnen 6 weken een probleemanalyse volgt. In week 8 moet het plan van aanpak klaarliggen, en na 42 weken volgt de ziekmelding bij het UWV.

Het volledige Poortwachter stappenplan ziet er als volgt uit:

• Week 1: Ziekmelding bij de arbodienst of bedrijfsarts.
• Week 6: De bedrijfsarts stelt de probleemanalyse op.
• Week 8: Werkgever en werknemer stellen samen het plan van aanpak op.
• Elke 6 weken: Voortgangsgesprekken en bijstelling van het plan van aanpak waar nodig.
• Week 42: De werkgever meldt de werknemer ziek bij het UWV.
• Week 52: Eerstejaarsevaluatie van het re-integratietraject.
• Week 88: De werknemer dient de WIA-aanvraag in bij het UWV.
• Week 91: Uiterlijke deadline voor het indienen van het re-integratiedossier.

Het missen van een van deze deadlines kan directe gevolgen hebben. Vooral de 42-weeksmelding en de WIA-aanvraag in week 88 zijn momenten waarop het UWV actief meekijkt. Zorg dat je als werkgever een systeem hebt dat deze termijnen bewaakt, bijvoorbeeld via een casemanager die het volledige verzuimproces coördineert.

Wat moet de bedrijfsarts doen bij de probleemanalyse?

De bedrijfsarts stelt uiterlijk in week 6 na de ziekmelding een probleemanalyse op. In dit document beschrijft de bedrijfsarts de aard van de beperkingen van de werknemer, de mogelijkheden die er nog zijn om te werken, en een verwachting over het herstel. De probleemanalyse vormt de basis voor het verdere re-integratietraject.

Concreet beoordeelt de bedrijfsarts tijdens de probleemanalyse de volgende punten:

• Welke functionele beperkingen heeft de werknemer?
• Welke taken kan de werknemer nog wel uitvoeren?
• Wat is de verwachte herstelduur?
• Zijn er aanpassingen in het werk mogelijk die terugkeer versnellen?
• Spelen er naast medische ook niet-medische factoren mee, zoals werkgerelateerde of privéomstandigheden?

Belangrijk om te weten: de bedrijfsarts deelt geen diagnose met de werkgever. De probleemanalyse beschrijft alleen beperkingen en mogelijkheden. Op basis van dit advies gaan werkgever en werknemer samen aan de slag met het plan van aanpak. Een gedegen probleemanalyse is daarom het fundament van een succesvol re-integratietraject. Wanneer de situatie verandert, kan de bedrijfsarts de probleemanalyse bijstellen.

Hoe stel je een goed plan van aanpak op?

Een goed plan van aanpak stel je op in week 8, samen met de werknemer, op basis van de probleemanalyse van de bedrijfsarts. In dit document leg je vast welk re-integratiedoel jullie nastreven, welke activiteiten daarvoor nodig zijn, wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer jullie de voortgang evalueren.

Het plan van aanpak voor verzuim bevat minimaal de volgende onderdelen:

• Het einddoel: volledige terugkeer in eigen functie, aangepast werk, of re-integratie bij een andere werkgever.
• Concrete activiteiten: denk aan aangepaste werktijden, andere taken, scholing of arbeidstherapeutisch werken.
• Verantwoordelijkheden: wie doet wat? Zowel werkgever als werknemer hebben verplichtingen.
• Evaluatiemomenten: plan minimaal elke 6 weken een voortgangsgesprek in.
• De casemanager: benoem wie het verzuimproces coördineert en de voortgang bewaakt.

Een veelgemaakte fout is dat het plan van aanpak te vaag blijft. Schrijf niet “werknemer gaat re-integreren”, maar specificeer: “werknemer start vanaf week 10 met 2 uur per dag aangepaste werkzaamheden op de afdeling X.” Hoe concreter het plan, hoe beter je kunt aantonen dat je als werkgever voldoende inspanningen hebt geleverd. Vergeet niet het plan door beide partijen te laten ondertekenen en bewaar het zorgvuldig in het re-integratiedossier.

Wanneer is een tweede spoor re-integratie verplicht?

Een tweede spoor re-integratie is verplicht wanneer blijkt dat de werknemer niet kan terugkeren in het eigen werk of in een andere passende functie bij de huidige werkgever. De bedrijfsarts of arbeidsdeskundige adviseert hierover, meestal na een arbeidsdeskundig onderzoek. Het tweede spoor richt zich op het vinden van passend werk bij een andere werkgever.

In de praktijk start het tweede spoor vaak rond de eerstejaarsevaluatie, maar het kan ook eerder nodig zijn. Het UWV verwacht dat je als werkgever tijdig met het tweede spoor begint. Te lang wachten is een van de meest voorkomende redenen voor een loonsanctie.

Wanneer start je het tweede spoor?

Start het tweede spoor zodra duidelijk wordt dat terugkeer bij de eigen werkgever niet haalbaar is. Wacht niet tot het einde van het eerste ziektejaar als de signalen eerder al duidelijk zijn. Het UWV beoordeelt achteraf of je op tijd bent begonnen. Een arbeidsdeskundig onderzoek (ADO) geeft je een onderbouwd advies over de noodzaak en het juiste moment.

Wat houdt het tweede spoor in?

Bij het tweede spoor schakelt de werkgever doorgaans een re-integratiebureau in dat de werknemer begeleidt bij het zoeken naar passend werk buiten de organisatie. Dit omvat sollicitatietraining, netwerkbegeleiding, en het in kaart brengen van vaardigheden en mogelijkheden. De kosten zijn voor rekening van de werkgever. Documenteer alle activiteiten zorgvuldig, want het UWV toetst bij de WIA-aanvraag of het tweede spoor voldoende is uitgevoerd.

Wat gebeurt er als werkgever of werknemer zich niet aan de Poortwachter houdt?

Als de werkgever zich niet aan de Wet Verbetering Poortwachter houdt, kan het UWV een loonsanctie opleggen van maximaal 52 weken. Dit betekent dat de werkgever tot een derde jaar het loon moet doorbetalen. Houdt de werknemer zich niet aan de re-integratieverplichtingen, dan mag de werkgever het loon opschorten of stopzetten.

Gevolgen voor de werkgever

Het UWV beoordeelt bij de WIA-aanvraag of de werkgever voldoende re-integratie-inspanningen heeft geleverd. Heeft de werkgever steken laten vallen, zoals het te laat starten van het tweede spoor, het ontbreken van een plan van aanpak, of onvoldoende contact met de werknemer, dan volgt een loonsanctie. Die sanctie duurt totdat de werkgever de tekortkomingen heeft hersteld, met een maximum van 52 weken bovenop de reguliere twee jaar loondoorbetaling.

Gevolgen voor de werknemer

Ook de werknemer heeft verplichtingen. Weigert een werknemer passend werk, werkt hij of zij niet mee aan het plan van aanpak, of verschijnt de werknemer niet op het spreekuur van de bedrijfsarts? Dan mag je als werkgever het loon opschorten of zelfs stopzetten. Leg dit altijd schriftelijk vast en waarschuw de werknemer eerst. Bij de WIA-beoordeling kan het UWV de werknemer ook korten op de uitkering als blijkt dat deze onvoldoende heeft meegewerkt.

Hoe voorkom je een loonsanctie bij de WIA-aanvraag?

Je voorkomt een loonsanctie door vanaf dag 1 van de ziekmelding alle stappen van de Wet Verbetering Poortwachter zorgvuldig te doorlopen en te documenteren in een compleet re-integratiedossier. Het UWV toetst bij de WIA-aanvraag in week 88 of werkgever en werknemer voldoende inspanningen hebben geleverd. Een goed opgebouwd dossier is je beste bescherming.

Concrete acties om een loonsanctie te voorkomen:

• Houd je aan alle wettelijke deadlines: probleemanalyse in week 6, plan van aanpak in week 8, 42-weeksmelding, eerstejaarsevaluatie.
• Evalueer het plan van aanpak minimaal elke 6 weken en leg de uitkomsten schriftelijk vast.
• Start tijdig met het tweede spoor als terugkeer bij de eigen werkgever niet mogelijk blijkt.
• Zorg dat de bedrijfsarts regelmatig de belastbaarheid beoordeelt en het advies bijstelt wanneer de situatie verandert.
• Bewaar alle correspondentie, verslagen en afspraken in het re-integratiedossier.
• Schakel een casemanager in die het proces bewaakt en je tijdig attendeert op acties die nodig zijn.

Het UWV kijkt niet alleen naar of je de stappen hebt gezet, maar ook naar de kwaliteit van de inspanningen. Een plan van aanpak dat op papier bestaat, maar in de praktijk niet wordt uitgevoerd, is onvoldoende. Laat je bij twijfel adviseren door je bedrijfsarts of arbodienst, zodat je voorkomt dat je na twee jaar verzuimbegeleiding alsnog een jaar extra loon moet doorbetalen.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij de Wet Verbetering Poortwachter

Bij ons draait alles om het goed begeleiden van verzuim en het naleven van de Wet Verbetering Poortwachter, zodat jij als werkgever geen deadlines mist en geen onnodige risico’s loopt. We ondersteunen je bij elke stap van het Poortwachter stappenplan, van de eerste ziekmelding tot de WIA-aanvraag.

Wat we concreet voor je doen:

• Vaste casemanager: bewaakt alle deadlines, coördineert het re-integratieproces en houdt contact met werknemer, leidinggevende en bedrijfsarts.
• Probleemanalyse en verzuimbegeleiding: onze bedrijfsartsen stellen tijdig de probleemanalyse op en begeleiden het volledige traject.
• Ondersteuning bij het plan van aanpak: we helpen je een concreet en toetsbaar plan op te stellen dat voldoet aan de eisen van het UWV.
• Compleet re-integratiedossier: via ons webportaal heb je altijd inzicht in de voortgang en documentatie.
• Advies over tweede spoor: we signaleren tijdig wanneer een tweede spoor nodig is, zodat je een loonsanctie voorkomt.

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ontzorgen bij verzuimbegeleiding en de Wet Verbetering Poortwachter? Bekijk ons overzicht van diensten voor verzuimbegeleiding of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.