Doorlopend verzuim ontstaat wanneer een medewerker zich binnen 28 kalenderdagen na een eerdere hersteldmelding opnieuw ziek meldt. In dat geval tellen beide ziekmeldingen als één aaneengesloten verzuimperiode, en lopen de weken door voor de Wet Verbetering Poortwachter. Dit heeft directe gevolgen voor re-integratietermijnen, loondoorbetaling en de uiteindelijke WIA-beoordeling na twee jaar.

Voor werkgevers en HR-professionals is het correct tellen van verzuimweken geen administratief detail, maar een voorwaarde om loonsancties te voorkomen en het re-integratieproces op koers te houden. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over doorlopend verzuim, de 28 dagen regeling en de praktische gevolgen voor jouw organisatie.

Wanneer tellen ziekmeldingen als één doorlopende verzuimperiode?

Ziekmeldingen tellen als één doorlopende verzuimperiode wanneer er minder dan 28 kalenderdagen tussen de hersteldmelding en de nieuwe ziekmelding zitten. Dit is de zogeheten 28 dagen regeling verzuim, vastgelegd in de Ziektewet. Zodra een medewerker zich binnen die 28 dagen opnieuw ziek meldt, worden beide periodes aan elkaar gekoppeld, ongeacht of de klachten dezelfde oorzaak hebben.

Concreet betekent dit het volgende: stel dat een medewerker op 1 maart hersteld wordt gemeld en zich op 20 maart opnieuw ziek meldt. Omdat er slechts 19 kalenderdagen tussen beide momenten zitten, vormen de twee ziekmeldingen samen één verzuimperiode. De wachtperiode voor de Wet Verbetering Poortwachter begint dan niet opnieuw, maar loopt door vanaf de eerste ziekmelding.

Let op: het gaat om kalenderdagen, niet om werkdagen. Weekenden en feestdagen tellen gewoon mee. Pas wanneer er 28 of meer kalenderdagen tussen de hersteldmelding en de nieuwe ziekmelding zitten, start er een volledig nieuwe verzuimperiode met een nieuwe eerste ziektedag.

Hoe bereken je de weken correct bij doorlopend verzuim?

Bij doorlopend verzuim bereken je de weken door de tussenliggende hersteldperiode (korter dan 28 dagen) niet mee te tellen als verzuimdagen, maar de verzuimperiodes wél aan elkaar te koppelen. De eerste ziektedag van de oorspronkelijke ziekmelding blijft het startpunt voor alle wettelijke termijnen.

Stap voor stap de verzuimperiode berekenen

Volg deze stappen om de weken correct te tellen:

1. Noteer de eerste ziektedag van de oorspronkelijke ziekmelding. Dit is en blijft dag 1 van de verzuimperiode.
2. Tel de kalenderdagen tussen de hersteldmelding en de nieuwe ziekmelding. Zijn dit er minder dan 28? Dan koppel je de periodes.
3. Trek de hersteldperiode af van het totale aantal kalenderdagen. De dagen waarop de medewerker hersteld was, tellen niet mee als verzuimdagen, maar de klok voor de Wet Verbetering Poortwachter loopt wel door.
4. Bereken het weeknummer op basis van de oorspronkelijke eerste ziektedag. Alle wettelijke termijnen (probleemanalyse in week 6, Plan van Aanpak in week 8) worden hierop gebaseerd.

Een rekenvoorbeeld

Een medewerker meldt zich ziek op 10 januari en herstelt op 7 februari (28 verzuimdagen). Op 25 februari meldt de medewerker zich opnieuw ziek. Tussen 7 en 25 februari zitten 18 kalenderdagen, dus de periodes worden gekoppeld. De eerste ziektedag blijft 10 januari. Als de medewerker op 10 maart nog steeds ziek is, zit je inmiddels in week 9, gerekend vanaf 10 januari, ook al was de medewerker tussentijds even hersteld.

Dit maakt het belangrijk om de oorspronkelijke eerste ziektedag altijd goed vast te leggen in je verzuimregistratie. Fouten in deze berekening kunnen ertoe leiden dat je wettelijke termijnen mist.

Welke gevolgen heeft doorlopend verzuim voor re-integratieverplichtingen?

Doorlopend verzuim heeft als direct gevolg dat alle re-integratietermijnen uit de Wet Verbetering Poortwachter doorlopen vanaf de oorspronkelijke eerste ziektedag. Dit betekent dat je mogelijk al achterloopt op verplichte stappen als je de koppeling van verzuimperiodes niet tijdig herkent.

De Wet Verbetering Poortwachter schrijft een strak tijdschema voor:

• Week 6: De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op met daarin de beperkingen, mogelijkheden en het verwachte herstel.
• Week 8: Werkgever en werknemer stellen samen een Plan van Aanpak op voor de re-integratie.
• Week 42: De werkgever meldt de medewerker ziek bij het UWV.
• Week 91: De werkgever stelt een re-integratieverslag op voor de WIA-aanvraag.

Wanneer twee korte verzuimperiodes door de 28 dagen regeling aan elkaar worden gekoppeld, kan het voorkomen dat je bij de tweede ziekmelding al voorbij week 6 zit. In dat geval moet de probleemanalyse direct worden aangevraagd bij de bedrijfsarts. Wacht je te lang, dan loop je het risico op een loonsanctie: het UWV kan de werkgever verplichten om tot een jaar langer het loon door te betalen als blijkt dat de re-integratie-inspanningen onvoldoende waren.

Daarnaast heeft doorlopend verzuim gevolgen voor de berekening van de twee jaar loondoorbetaling. De tussenliggende hersteldperiode verandert niets aan het feit dat de tweejaarstermijn doorloopt. Dit kan betekenen dat een medewerker eerder dan verwacht in aanmerking komt voor een WIA-beoordeling.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het registreren van doorlopend verzuim?

De meest voorkomende fout bij het registreren van doorlopend verzuim is het behandelen van elke ziekmelding als een nieuwe, losstaande verzuimperiode zonder te controleren of de 28 dagen regeling van toepassing is. Hierdoor starten organisaties onterecht een nieuw re-integratietraject, terwijl het bestaande traject had moeten doorlopen.

Andere veelgemaakte fouten zijn:

• Werkdagen tellen in plaats van kalenderdagen. De 28 dagen regeling is gebaseerd op kalenderdagen. Wie alleen werkdagen telt, komt op een hoger aantal uit en mist de koppeling.
• De eerste ziektedag niet correct vastleggen. Bij doorlopend verzuim moet de oorspronkelijke eerste ziektedag het uitgangspunt blijven. Wordt deze overschreven door de nieuwe ziekmelding, dan kloppen alle termijnen niet meer.
• Geen melding doen bij de bedrijfsarts. Als verzuimperiodes worden gekoppeld en je al voorbij week 6 zit, moet er direct een probleemanalyse komen. Zonder melding bij de arbodienst gebeurt dit niet.
• Het verzuimsysteem niet goed inrichten. Veel verzuimsystemen koppelen periodes niet automatisch. Zonder handmatige controle of juiste systeeminstellingen glippen doorlopende verzuimperiodes erdoorheen.
• Onvolledige communicatie met de leidinggevende. De leidinggevende is vaak het eerste aanspreekpunt bij een ziekmelding, maar weet niet altijd dat de 28 dagen regeling bestaat. Hierdoor wordt relevante informatie niet doorgegeven aan HR of de casemanager.

Elk van deze fouten kan leiden tot gemiste termijnen, onvolledige dossiervorming en uiteindelijk een loonsanctie bij de WIA-beoordeling. Het loont om je registratieproces regelmatig te toetsen.

Hoe voorkom je problemen met doorlopend verzuim in de praktijk?

Je voorkomt problemen met doorlopend verzuim door bij elke nieuwe ziekmelding standaard te controleren of er in de afgelopen 28 kalenderdagen een eerdere hersteldmelding is geweest. Maak deze controle een vast onderdeel van je verzuimprotocol, zodat je nooit een koppeling mist.

Daarnaast helpen deze maatregelen:

• Richt je verzuimsysteem goed in. Zorg dat het systeem automatisch signaleert wanneer een nieuwe ziekmelding binnen 28 dagen na een hersteldmelding valt. Veel systemen bieden deze functionaliteit, maar die moet wel geactiveerd en getest worden.
• Train leidinggevenden. Zorg dat managers weten wat doorlopend verzuim is en waarom het belangrijk is om ziekmeldingen direct en volledig door te geven. De leidinggevende is de grootste voorspeller van verzuim en speelt een belangrijke rol in vroegsignalering.
• Werk met een vaste casemanager. Een casemanager die het volledige verzuimproces coördineert, herkent patronen sneller en bewaakt de wettelijke termijnen. Dit voorkomt dat er stappen worden overgeslagen.
• Evalueer frequent terugkerend verzuim. Wanneer een medewerker zich regelmatig ziek meldt met korte tussenpozen, is dat een signaal om het gesprek aan te gaan. Vaak liggen er niet-medische oorzaken aan ten grondslag, zoals werkdruk, een verstoorde werkrelatie of privéproblemen.
• Houd je dossier op orde. Leg elke ziekmelding, hersteldmelding en tussenliggende periode zorgvuldig vast. Een compleet dossier beschermt je bij een eventuele toetsing door het UWV.

Door deze stappen structureel toe te passen, verklein je het risico op loonsancties en zorg je ervoor dat het re-integratietraject soepel verloopt, ook bij complexe verzuimpatronen.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt met doorlopend verzuim

Bij Masters in Vitaliteit ondersteunen we organisaties bij het correct begeleiden en registreren van doorlopend verzuim, zodat je altijd voldoet aan de Wet Verbetering Poortwachter. Onze aanpak zorgt ervoor dat je geen termijnen mist en dat je medewerkers op het juiste moment de juiste begeleiding krijgen.

Concreet bieden we het volgende:

• Vaste casemanagers die het volledige verzuimproces bewaken, inclusief de koppeling van verzuimperiodes en het monitoren van wettelijke termijnen.
• Directe toegang tot onze bedrijfsartsen voor een tijdige probleemanalyse, ook wanneer doorlopend verzuim pas laat wordt herkend.
• Begeleiding op drie niveaus: medewerker, leidinggevende en organisatie. We helpen leidinggevenden om frequent verzuim vroegtijdig te signaleren en het gesprek aan te gaan.
• Praktisch advies over verzuimregistratie en het inrichten van processen die doorlopend verzuim automatisch herkennen.

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen om grip te krijgen op verzuim en re-integratie? Bekijk onze diensten op het gebied van verzuimbegeleiding of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.