Voor verzuimregistratie gebruik je gespecialiseerde verzuimbeheersoftware die voldoet aan de AVG en de Wet verbetering Poortwachter. Denk aan systemen zoals Visma Verzuim, AFAS, Xpert Suite of het verzuimportaal van je arbodienst. Deze software helpt je om ziekmeldingen vast te leggen, termijnen te bewaken en rapportages te genereren. De eisen waaraan zo’n verzuimsysteem moet voldoen, lopen uiteen van privacywetgeving tot wettelijke re-integratieverplichtingen. Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen over verzuimregistratiesoftware, de eisen die eraan worden gesteld en hoe je de juiste keuze maakt.

Aan welke wettelijke eisen moet verzuimregistratie software voldoen?

Verzuimregistratiesoftware moet voldoen aan twee hoofdkaders: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet verbetering Poortwachter (WvP). De AVG stelt strenge eisen aan de verwerking van persoonsgegevens en gezondheidsdata, terwijl de WvP voorschrijft welke stappen je als werkgever binnen bepaalde termijnen moet zetten tijdens het re-integratieproces.

Concreet betekent dit dat je verzuimsysteem aan de volgende eisen moet voldoen:

• AVG-compliance: Het systeem mag alleen gegevens verwerken die strikt noodzakelijk zijn. Medische gegevens mogen niet door de werkgever worden ingezien. Alleen de bedrijfsarts of arbodienst heeft toegang tot medische informatie.
• Autorisatieniveaus: Verschillende gebruikers (HR, leidinggevende, bedrijfsarts) moeten verschillende toegangsrechten hebben, zodat gevoelige informatie afgeschermd blijft.
• Termijnbewaking Wet Poortwachter: De software moet automatisch signaleren wanneer acties nodig zijn, zoals het aanvragen van een probleemanalyse (uiterlijk week 6) of het opstellen van een Plan van Aanpak (uiterlijk week 8).
• Bewaartermijnen: Verzuimgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk. De software moet het mogelijk maken om gegevens na de wettelijke bewaartermijn te verwijderen.
• Verwerkersovereenkomst: Met de softwareleverancier moet een verwerkersovereenkomst zijn afgesloten waarin staat hoe zij met persoonsgegevens omgaan.

Let er ook op dat de software een audit trail biedt. Bij een eventuele WIA-beoordeling door het UWV moet je als werkgever kunnen aantonen dat je alle stappen tijdig hebt gezet. Een goed verzuimsysteem legt dit automatisch vast en voorkomt zo het risico op een loonsanctie.

Welke soorten verzuimregistratie software zijn er?

Er zijn drie hoofdtypen verzuimregistratiesoftware: standalone verzuimapplicaties, geïntegreerde HR-suites met een verzuimmodule en het verzuimportaal van je arbodienst. Welk type het beste past, hangt af van de omvang van je organisatie, je bestaande IT-landschap en de mate waarin je verzuimbeheer zelf wilt uitvoeren.

Standalone verzuimsoftware

Dit zijn applicaties die specifiek zijn ontwikkeld voor het registreren van ziekteverzuim en verzuimbeheer. Voorbeelden zijn Visma Verzuim en VerzuimSignaal. Deze systemen bieden uitgebreide functionaliteit voor het vastleggen van ziekmeldingen, het bewaken van Poortwachter-termijnen en het genereren van verzuimrapportages. Ze zijn vaak snel te implementeren en relatief betaalbaar, maar vereisen soms handmatige koppelingen met je salarisadministratie of HR-systeem.

Geïntegreerde HR-suites

Grote HR-pakketten zoals AFAS, SAP SuccessFactors of Personio bevatten een verzuimmodule als onderdeel van een breder HR-platform. Het voordeel is dat alle personeelsdata op één plek staan: van contractgegevens tot verlofregistratie en verzuimhistorie. Dit vermindert dubbele invoer en maakt organisatiebrede analyses eenvoudiger. De keerzijde is dat deze systemen complexer en duurder zijn, en dat de verzuimmodule soms minder diepgang biedt dan een standalone oplossing.

Portalen van arbodiensten

Veel arbodiensten bieden een eigen webportaal aan waarmee je verzuim kunt melden en het re-integratieproces kunt volgen. Het voordeel hiervan is dat de communicatie met de bedrijfsarts en casemanager direct via hetzelfde systeem verloopt. De functionaliteit voor eigen analyses en rapportages is bij deze portalen soms beperkter dan bij dedicated verzuimbeheersoftware.

Welke gegevens mag je wel en niet vastleggen bij ziekteverzuim?

Als werkgever mag je bij een ziekmelding alleen functionele en administratieve gegevens vastleggen. Je mag nooit de aard of oorzaak van de ziekte registreren. De Autoriteit Persoonsgegevens is hier heel duidelijk over: medische informatie is voorbehouden aan de bedrijfsarts en de arbodienst.

Dit mag je wel registreren:

• De eerste en laatste ziektedag
• Het vermoedelijke herstelmoment (zonder medische details)
• Het verzuimpercentage (volledig of gedeeltelijk)
• Of de medewerker onder een vangnetregeling valt (zoals zwangerschap), maar niet welke
• Functionele beperkingen en mogelijkheden, uitsluitend als de bedrijfsarts deze heeft vastgesteld
• Afspraken over werkhervatting en aangepast werk

Dit mag je niet registreren:

• De diagnose of het ziektebeeld
• De naam van de behandelend arts of specialist
• Medicijngebruik
• Informatie over de aard van de klachten, ook niet als de medewerker dit vrijwillig vertelt

Een veelgemaakte fout is dat leidinggevenden in een vrij tekstveld noteren wat een medewerker telefonisch heeft verteld over de klachten. Goede verzuimregistratiesoftware voorkomt dit door vrije tekstvelden te beperken en verplichte velden te gebruiken die AVG-proof zijn. Zorg ervoor dat iedereen die met het systeem werkt, weet welke informatie wel en niet mag worden vastgelegd.

Hoe kies je de juiste verzuimregistratie software voor jouw organisatie?

De juiste verzuimregistratiesoftware kies je door te kijken naar drie factoren: de omvang van je organisatie, de gewenste integratie met bestaande systemen en de mate van ondersteuning die je nodig hebt bij het naleven van de Wet Poortwachter. Start altijd vanuit je eigen processen, niet vanuit de functielijst van een leverancier.

Doorloop de volgende stappen om tot een goede keuze te komen:

1. Breng je huidige proces in kaart. Hoe melden medewerkers zich nu ziek? Wie registreert wat? Waar zitten de knelpunten? Dit geeft je een helder beeld van wat je nodig hebt.
2. Bepaal je must-haves. Denk aan automatische termijnbewaking voor de Wet Poortwachter, AVG-conforme autorisatieniveaus, koppelingen met je salarisadministratie en rapportagemogelijkheden.
3. Check de koppeling met je arbodienst. Niet elk verzuimsysteem koppelt naadloos met het systeem van je arbodienst. Vraag hier vooraf naar, want een goede gegevensuitwisseling tussen werkgever en arbodienst bespaart veel tijd en voorkomt fouten.
4. Vraag een demo aan bij minimaal twee leveranciers. Laat zowel HR als een leidinggevende meekijken. De software moet voor beide gebruikersgroepen intuïtief werken.
5. Let op schaalbaarheid. Groeit je organisatie? Kies dan een systeem dat meegroeit zonder dat je opnieuw moet implementeren.

Vergeet niet om ook de kosten per medewerker per maand te vergelijken. Sommige systemen rekenen een vast bedrag, andere werken met staffelprijzen. Neem de totale kosten mee, inclusief implementatie, training en eventuele maatwerkkoppelingen.

Wat is het verschil tussen verzuimregistratie en verzuimbegeleiding?

Verzuimregistratie is het administratief vastleggen van ziekmeldingen, verzuimdagen en re-integratiestappen. Verzuimbegeleiding is het actief ondersteunen van een zieke medewerker bij herstel en terugkeer naar werk. Het eerste is een systeem, het tweede is een proces met menselijke begeleiding door professionals zoals een casemanager en bedrijfsarts.

In de praktijk vullen verzuimregistratie en verzuimbegeleiding elkaar aan. Je verzuimsysteem legt vast wat er gebeurt en wanneer, terwijl de verzuimbegeleiding bepaalt hoe je een medewerker ondersteunt. Een goed verzuimsysteem zonder goede begeleiding levert alleen data op. Goede begeleiding zonder een degelijk systeem leidt tot gemiste termijnen en het risico op een loonsanctie van het UWV.

Belangrijk om te weten: ongeveer 40% van het langdurig verzuim heeft een niet-medische oorzaak. Denk aan werkdruk, een conflict met een leidinggevende of problemen in de privésfeer. Verzuimregistratiesoftware signaleert patronen in de data, maar het is de verzuimbegeleider die deze patronen vertaalt naar concrete acties. Een vaste casemanager die op meerdere niveaus werkt (medewerker, leidinggevende en organisatie) maakt hierin het verschil.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt met verzuimregistratie en verzuimbegeleiding

Bij ons combineren we een gebruiksvriendelijk webportaal met persoonlijke verzuimbegeleiding door vaste casemanagers. Zo krijg je niet alleen een systeem dat voldoet aan de AVG en de Wet Poortwachter, maar ook de menselijke expertise die nodig is om verzuim daadwerkelijk te verlagen.

Concreet bieden we het volgende:

• Toegang tot ons webportaal voor het registreren van ziekmeldingen, het bewaken van termijnen en het inzien van de voortgang van re-integratietrajecten.
• Een vaste casemanager die het verzuimproces coördineert en werkt op drie niveaus: medewerker, leidinggevende en organisatie.
• Verzuimbegeleiding vanaf week 1 bij ons meest gekozen pakket Vitaal Plus, zodat je direct grip hebt op het proces.
• Directe lijnen met onze bedrijfsartsen, waardoor probleemanalyses en adviezen snel beschikbaar zijn.
• Ondersteuning van leidinggevenden bij het voeren van verzuimgesprekken en het creëren van een gezonde werkcultuur.

Bekijk ons volledige aanbod van verzuim- en vitaalsdiensten om te zien welk pakket het beste past bij jouw organisatie. Wil je weten welk pakket het beste past bij jouw organisatie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag mee over een aanpak die past bij jullie situatie en omvang.