104 weken is precies 2 jaar. Gedurende deze periode ben je als werkgever verplicht om het loon van een zieke medewerker door te betalen en actief te werken aan re-integratie, zoals de Wet Verbetering Poortwachter voorschrijft. Deze loondoorbetalingsplicht van 104 weken vormt het volledige verzuimtraject waarin werkgever en werknemer samen toewerken naar herstel en terugkeer naar werk.

Maar wat moet je precies doen in die twee jaar? Welke verplichtingen gelden er, en wat gebeurt er als week 104 is bereikt? Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen over het verzuimtraject van 2 jaar, zodat je als werkgever goed voorbereid bent op elke fase.

Wat gebeurt er tijdens de eerste 52 weken van het verzuimtraject?

In de eerste 52 weken van het verzuimtraject leg je als werkgever de basis voor een succesvolle re-integratie. De Wet Verbetering Poortwachter schrijft concrete stappen voor die je binnen vaste termijnen moet zetten, te beginnen met een ziekmelding bij de bedrijfsarts en eindigend met een eerste evaluatie van het Plan van Aanpak.

De eerste 6 weken: probleemanalyse en advies

Zodra een medewerker zich ziek meldt, begint de klok te tikken. Binnen uiterlijk 6 weken stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op. Dit is een beoordeling van de aard van de beperkingen, de mogelijkheden van de medewerker en het verwachte herstel. De probleemanalyse vormt de basis voor het hele re-integratietraject en bepaalt welke richting je als werkgever opgaat.

Week 8 tot en met week 52: Plan van Aanpak en uitvoering

Uiterlijk in week 8 stel je samen met de medewerker een Plan van Aanpak (PvA) op. In dit verplichte document leg je vast hoe de re-integratie wordt vormgegeven: welke aanpassingen er komen, welk werk de medewerker wel kan doen en welke doelen jullie nastreven. Gedurende het eerste jaar evalueer je dit plan minimaal elke 6 weken.

Tijdens deze periode richt je je primair op re-integratie binnen je eigen organisatie, ook wel spoor 1 genoemd. Denk aan aangepast werk, andere taken of aanpassing van werktijden. De bedrijfsarts blijft tussentijds adviseren over de belastbaarheid van de medewerker. In week 42 meld je de medewerker ziek bij het UWV als het verzuim nog voortduurt. Rond week 52 volgt een verplichte eerstejaarsevaluatie, waarin je samen met de medewerker beoordeelt of de re-integratie op koers ligt of dat bijsturing nodig is.

Welke stappen zijn verplicht in het tweede jaar tot week 104?

In het tweede jaar van het verzuimtraject verschuift de focus naar re-integratie bij een andere werkgever (spoor 2) als terugkeer in de eigen organisatie niet haalbaar blijkt. Daarnaast bereid je de WIA-aanvraag voor en stel je het re-integratieverslag samen. Deze stappen zijn verplicht volgens de Wet Verbetering Poortwachter, en het niet naleven ervan kan leiden tot een loonsanctie.

Concreet gelden de volgende verplichtingen in het tweede jaar:

• Spoor 2 starten: Als uit de eerstejaarsevaluatie blijkt dat terugkeer in de eigen functie of organisatie niet mogelijk is, moet je een re-integratietraject bij een andere werkgever inzetten. Vaak wordt hiervoor een arbeidsdeskundig onderzoek (ADO) uitgevoerd om te bepalen welk werk de medewerker nog wel kan doen.
• Plan van Aanpak bijstellen: Het PvA wordt aangepast op basis van de eerstejaarsevaluatie en eventuele nieuwe inzichten van de bedrijfsarts.
• Regelmatige evaluaties voortzetten: Ook in het tweede jaar evalueer je de voortgang minimaal elke 6 weken samen met de medewerker.
• Re-integratieverslag opstellen: Rond week 88 stel je het volledige re-integratieverslag samen. Dit dossier bevat alle stappen die je hebt gezet, de adviezen van de bedrijfsarts en de resultaten van de re-integratie-inspanningen.
• WIA-aanvraag indienen: Uiterlijk in week 93 dient de medewerker de WIA-aanvraag in bij het UWV. Het re-integratieverslag is hierbij een verplichte bijlage.

Het tweede jaar vraagt om zorgvuldige documentatie. Het UWV beoordeelt aan het einde van de 104 weken of je als werkgever voldoende hebt gedaan. Elk ontbrekend document of gemiste stap kan gevolgen hebben.

Wat is het verschil tussen een WIA-aanvraag en ontslag na 104 weken?

Een WIA-aanvraag en ontslag na 104 weken zijn twee afzonderlijke procedures die vaak tegelijkertijd spelen, maar juridisch los van elkaar staan. De WIA-aanvraag regelt een mogelijke uitkering voor de medewerker, terwijl ontslag na 104 weken het einde van de arbeidsovereenkomst betreft. Het een leidt niet automatisch tot het ander.

De WIA-aanvraag

De WIA (Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen) is de wet die het arbeidsongeschiktheidsstelsel regelt. Na 104 weken ziekteverzuim beoordeelt het UWV of de medewerker recht heeft op een WIA-uitkering. Dit hangt af van het arbeidsongeschiktheidspercentage. Is de medewerker minder dan 35% arbeidsongeschikt, dan volgt geen WIA-uitkering. Bij 35 tot 80% arbeidsongeschiktheid komt de medewerker in de WGA-regeling (Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten). Bij volledige en duurzame arbeidsongeschiktheid geldt de IVA-regeling (Inkomensvoorziening Volledig en Duurzaam Arbeidsongeschikten).

Ontslag na 104 weken

Na afloop van de loondoorbetalingsplicht van 104 weken vervalt het opzegverbod tijdens ziekte. Als werkgever kun je dan een ontslagvergunning aanvragen bij het UWV wegens langdurige arbeidsongeschiktheid. Dit is echter geen automatisme. Je moet aantonen dat de medewerker niet binnen 26 weken kan herstellen en dat herplaatsing in een passende functie niet mogelijk is. Bovendien heeft de medewerker bij ontslag recht op een transitievergoeding.

Het is belangrijk om te weten dat een medewerker ook ziek uit dienst kan gaan na 104 weken. In dat geval valt de medewerker onder de Ziektewet van het UWV. Als je eigenrisicodrager (ERD) bent voor de Ziektewet of WGA, draag je als werkgever ook na het dienstverband nog financieel risico voor deze medewerker.

Hoe voorkom je een loonsanctie van het UWV?

Je voorkomt een loonsanctie door gedurende het volledige verzuimtraject van 104 weken alle verplichtingen uit de Wet Verbetering Poortwachter tijdig en zorgvuldig na te komen. Een loonsanctie betekent dat het UWV je verplicht om tot maximaal een jaar langer loon door te betalen, bovenop de reguliere twee jaar. Dit kan dus oplopen tot drie jaar loondoorbetaling.

De meest voorkomende redenen voor een loonsanctie zijn:

• Te laat starten met spoor 2: Als je te lang wacht met re-integratie bij een andere werkgever terwijl terugkeer in de eigen organisatie niet realistisch is.
• Onvoldoende re-integratie-inspanningen: Het UWV verwacht dat je als werkgever actief en aantoonbaar hebt gewerkt aan de terugkeer van de medewerker.
• Gebrekkige documentatie: Ontbrekende evaluaties, een incompleet Plan van Aanpak of een onvolledig re-integratieverslag zijn veelvoorkomende valkuilen.
• Niet opvolgen van adviezen van de bedrijfsarts: Als de bedrijfsarts adviseert om bepaalde aanpassingen te doen en je dit nalaat, kan het UWV dit als onvoldoende inspanning beoordelen.

De beste manier om een loonsanctie te voorkomen is het inrichten van een strak proces vanaf dag 1. Zorg dat een vaste casemanager de voortgang bewaakt, dat alle gesprekken en afspraken worden vastgelegd en dat je tijdig schakelt wanneer de situatie verandert. Een goed bijgehouden verzuimdossier is je sterkste bewijs bij de UWV-toets na 104 weken ziekteverzuim.

Wanneer schakel je een arbodienst in bij langdurig verzuim?

Je schakelt een arbodienst in vanaf het moment dat een medewerker zich ziek meldt, niet pas wanneer het verzuim langdurig dreigt te worden. Wettelijk ben je als werkgever verplicht om je te laten bijstaan door een gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts. Hoe eerder je professionele verzuimbegeleiding inschakelt, hoe groter de kans op een snelle en succesvolle re-integratie.

Veel werkgevers maken de fout om pas in actie te komen wanneer het verzuim al weken duurt. Maar juist in de eerste weken maak je het verschil. Een bedrijfsarts kan vroeg een probleemanalyse opstellen, waardoor je snel weet welke mogelijkheden er zijn. Een casemanager houdt het proces op koers en zorgt dat je geen wettelijke termijnen mist. Dit verkleint het risico op langdurig verzuim en voorkomt problemen bij een eventuele UWV-toets na 104 weken.

Daarnaast is het verstandig om een arbodienst niet alleen in te schakelen voor verzuimbegeleiding, maar ook voor preventie. Denk aan een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) of een Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E). Door vroegtijdig risico’s in kaart te brengen, voorkom je dat medewerkers überhaupt langdurig uitvallen.

Hoe Masters in Vitaliteit helpt bij jouw verzuimtraject

Bij ons draait alles om het effectief begeleiden van verzuim en het voorkomen van langdurige uitval. We weten dat 40% van het langdurig verzuim een niet-medische oorzaak heeft, en daarom kijken we verder dan alleen de medische kant. Met een vaste casemanager, korte communicatielijnen en een team waarin twee ervaren bedrijfsartsen aan het roer staan, zorgen we ervoor dat jouw verzuimtraject van begin tot eind goed verloopt.

Wat we concreet voor je doen:

• Verzuimbegeleiding vanaf week 1: Met ons Vitaal Plus pakket krijg je direct een vaste casemanager die het volledige proces coördineert en alle Poortwachter-termijnen bewaakt.
• Begeleiding op drie niveaus: We ondersteunen niet alleen de medewerker, maar ook de leidinggevende en de organisatie als geheel, omdat de leidinggevende de grootste voorspeller is voor verzuim.
• Volledige ontzorging: Met Vitaal Totaal nemen we het hele traject uit handen, inclusief spreekuren van de bedrijfsarts en de taakgedelegeerde.
• Preventieve diensten: Van PMO tot RI&E, we helpen je om uitval te voorkomen voordat het begint.
• Dossieropbouw voor de UWV-toets: We zorgen dat je re-integratieverslag compleet en waterdicht is, zodat je geen loonsanctie riskeert.

Bekijk ons volledige aanbod op de pagina met onze diensten voor verzuimbegeleiding en preventie en ontdek welk pakket het beste bij jouw organisatie past. Wil je weten hoe we jouw organisatie kunnen ondersteunen bij verzuimbegeleiding en re-integratie? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.