Bij full service verzuimbegeleiding neemt de arbodienst het complete agendabeheer uit handen. De casemanager plant alle afspraken tussen werknemer, werkgever, bedrijfsarts en externe partijen. Je hoeft als werkgever niet meer zelf te bellen, plannen of coördineren. De casemanager zorgt dat iedereen op de juiste momenten bij elkaar komt en houdt alle partijen op de hoogte. Dit bespaart je niet alleen tijd, maar ook de administratieve en mentale belasting van het organiseren van een verzuimtraject.

Wat houdt agendabeheer precies in bij full service verzuimbegeleiding?

Agendabeheer bij full service verzuimbegeleiding betekent dat de arbodienst de volledige verantwoordelijkheid neemt voor het plannen en coördineren van alle afspraken tijdens het verzuimtraject. De casemanager plant gesprekken met de werknemer, organiseert consultaties met de bedrijfsarts, regelt re-integratie afspraken en coördineert contact met externe partijen zoals fysiotherapeuten of arbeidsdeskundigen.

Dit verschilt nogal van basis verzuimbegeleiding. Bij een basisvariant moet je als werkgever zelf afspraken inplannen, de werknemer bellen en verschillende partijen bij elkaar brengen. Bij full service verzuimbegeleiding doet de casemanager dit allemaal voor je.

De praktische uitvoering werkt als volgt: de casemanager heeft direct contact met de zieke werknemer en plant afspraken op momenten die passen bij de situatie van de werknemer. Tegelijkertijd informeert de casemanager jou als werkgever over geplande afspraken en uitkomsten. Als er externe partijen betrokken zijn, neemt de casemanager ook daarmee contact op en zorgt voor goede afstemming.

De communicatie tussen alle betrokkenen loopt via de casemanager. Dit voorkomt onduidelijkheid en zorgt dat iedereen dezelfde informatie heeft. Je krijgt als werkgever toegang tot een portaal waar je de planning en voortgang kunt volgen, zonder dat je zelf hoeft te bellen of mailen.

Wie neemt contact op met de zieke werknemer voor afspraken?

De casemanager is het vaste aanspreekpunt voor de zieke werknemer en neemt alle contact op voor afspraken. Na de ziekmelding belt de casemanager binnen een paar dagen met de werknemer om kennis te maken en het eerste gesprek in te plannen. Dit eerste contact is belangrijk om vertrouwen op te bouwen en de situatie van de werknemer te begrijpen.

Het contact verloopt via verschillende kanalen, afhankelijk van wat het beste past bij de situatie. De casemanager belt meestal voor het eerste contact en belangrijke afspraken. Voor bevestigingen en herinneringen gebruikt de casemanager vaak email of het online portaal. Als een werknemer het moeilijk vindt om te bellen, kan contact ook via email of het portaal verlopen.

De casemanager houdt rekening met de situatie van de werknemer bij het plannen. Is iemand ernstig ziek of in het ziekenhuis? Dan wacht de casemanager met intensief contact tot het beter gaat. Heeft iemand last van stress of burn-out klachten? Dan plant de casemanager afspraken op rustige momenten en houdt rekening met de draagkracht van de werknemer.

Voor elke afspraak informeert de casemanager de werknemer ruim van tevoren. Je krijgt te horen wanneer het gesprek is, waar het plaatsvindt (fysiek of online), wie erbij aanwezig zijn en wat het doel is. Dit helpt de werknemer om zich voor te bereiden en voorkomt verrassingen.

Welke afspraken worden er allemaal georganiseerd tijdens verzuimbegeleiding?

Tijdens een verzuimtraject plant de casemanager verschillende soorten afspraken, elk met een eigen doel en timing. Het begint met een intakegesprek binnen de eerste week na ziekmelding. In dit gesprek maakt de casemanager kennis met de werknemer, inventariseert de situatie en bespreekt wat nodig is voor herstel.

Daarna volgen regelmatig voortgangsgesprekken, meestal elke twee tot vier weken. In deze gesprekken bespreken casemanager en werknemer hoe het herstel verloopt, wat goed gaat en waar knelpunten zitten. Deze gesprekken zijn belangrijk om het verzuim goed te monitoren en tijdig bij te sturen.

De bedrijfsarts of taakgedelegeerde ziet de werknemer op vaste momenten. Bij zes weken verzuim vindt altijd een consult plaats voor de probleemanalyse. Ook bij belangrijke momenten in het traject, zoals voor een second opinion of bij twijfel over de re-integratie, plant de casemanager een arts-consult.

Voor re-integratie organiseert de casemanager verschillende afspraken. Er komen werkplekaanpassingen gesprekken als de werkplek aangepast moet worden. Ook plant de casemanager gesprekken met de leidinggevende om de terugkeer naar werk voor te bereiden en af te stemmen. Deze gesprekken vinden plaats zodra re-integratie mogelijk wordt.

Als er externe hulp nodig is, regelt de casemanager ook dat. Denk aan afspraken met fysiotherapeuten, psychologen, arbeidsdeskundigen of andere behandelaars. De casemanager zorgt dat deze partijen op de hoogte zijn en dat hun behandeling aansluit bij het re-integratie plan.

Hoeveel tijd bespaart dit jou als werkgever eigenlijk?

Het zelf organiseren van verzuimbegeleiding kost je gemiddeld 3 tot 5 uur per verzuimgeval per maand. Je moet de werknemer bellen, afspraken plannen met de bedrijfsarts, afstemmen met de leidinggevende en contact onderhouden met eventuele externe partijen. Bij meerdere verzuimgevallen stapelt dit snel op.

Met full service agendabeheer vallen deze uren volledig weg. De casemanager neemt alle planningen en coördinatie over. Je hoeft alleen nog te reageren op belangrijke updates en beslismomenten. Dit bespaart je gemiddeld 80 tot 90 procent van de tijd die je normaal aan verzuimcoördinatie kwijt bent.

Naast de directe tijdsbesparing val je ook administratieve taken niet meer te doen. Je hoeft geen afspraken in agenda’s te zetten, geen herinneringen te sturen, geen verslagen bij te houden en geen contactgegevens van verschillende partijen te beheren. Het portaal geeft je alle informatie die je nodig hebt, zonder dat je zelf achter dingen aan moet.

Misschien nog belangrijker is de mentale belasting die wegvalt. Verzuimbegeleiding vraagt veel schakelen tussen verschillende taken en mensen. Je moet bedenken wanneer welke afspraak nodig is, wie je moet bellen en wat de volgende stap is. Die constante aandacht en planning kost energie, ook al zie je die uren niet direct terug. Met full service agendabeheer kun je je focussen op je kernactiviteiten en weet je dat de verzuimbegeleiding goed geregeld is.

Voor een bedrijf met vijf verzuimgevallen per jaar bespaart dit al snel 150 tot 200 uur. Dat is bijna een maand fulltime werk die je kunt besteden aan zaken die echt jouw expertise vragen.

Bij Masters in Vitaliteit regelen we het complete agendabeheer voor je. Onze casemanagers nemen alle planning en coördinatie uit handen, zodat jij je kunt focussen op je bedrijf. Wil je weten hoe dit werkt voor jouw situatie? Neem contact op met Aphrodite van den Berg via email of bel 085-130 92 18 voor een vrijblijvend gesprek.